Электронный кадровый документооборот в 2024 году

Кадровый электронный документооборот представляет собой автоматизацию процессов в сфере управления персоналом. Перенос кадровых документов в электронный вид возможно повысить производительность делопроизводства, а также структурировать всю систему и вывести ее на новый уровень. Далее в статье мы рассмотрим особенности внедрения КЕДО и его преимущества для компании.

Кадровый электронный документооборот КЭДО: особенности внедрения

Перевод кадрового документооборота на электронный вид в 2024 году в Республике Беларусь не обязателен. Руководитель компании самостоятельно решает, необходим ли ему этот формат для кадрового отдела. Однако если решение о переходе принято, то необходимо разработать стратегию внедрения. Также следует заранее уведомить уже принятых на работу сотрудников, что указанной даты ряд документов будет обрабатываться только в электронном виде.

На данный момент КЭДО невозможен для оформления, изменения или продления трудовых договоров и договоров о полной матответственности. Также согласно Инструкции №40 трудовые книжки ведутся только в бумажном виде.

После введения КЭДО на предприятии, необходимо установить ряд моментов по взаимодействию сторон (нанимателя и работника):

1. сроки ознакомления работником с новыми электронными документами (приказами или актами), а также их подписание;
2. списки документов, которые могут быть представлены на бумажном носителе или только в электронном виде;
3. возможность организации инструктажа работников для объяснения нюансов обращения к работодателю через КЭДО (первичный или повторный при изменениях);
4. инструкцию для правильной процедуры обращения работника по поводу трудовых споров.

Кадровый электронный документооборот: преимущества

Предприятия, которые перешли на КЭДО, значительно упростили работу с кадровой документацией. С помощью системы произошла автоматизация всех рутинных процессов, не требующих постоянного присутствия человека. А преимущества кадрового ЭДО получили как сотрудники, так и кадровики. Рассмотрим подробнее главные плюсы:

1. своевременное подписание документов – все готовые файлы будут сразу видны в базе данных;
2. уведомление сотрудников о выходе новых приказов и изменений в законодательстве;
3. просмотр сотрудниками личной информации в любое время суток, например, трудового договора;
4. простое принятие на работу удаленных работников, т.к. процесс оформления происходит в онлайн-формате;
5. отправка сотрудниками документов на подпись для получения ежегодного отпуска или отгулов за свой счет также происходит в онлайн-формате.

КЭДО от сервиса ЭДиН

В компании ЭДиН электронный документооборот в кадровой службе представлен модулем ЭДиН:ЭДО для 1С. Это универсальный софт, который идеально подходит как для мелкого бизнеса, так и для крупных корпораций. 

Преимущества программы:

• нет необходимости в переходе на новый сервис – компания может продолжать работать в привычном интерфейсе;
• возможность создания для каждого сотрудника отдельный личный кабинет;
• подготовленные официальные шаблоны для различных заявлений;
• создание электронной документации в нужном формате;
• возможность просмотра статуса документа в режиме реального времени.

Переход предприятия на КЭДО позволит значительно снизить финансовые затраты на ведение документации отдела кадров. Также повышается уровень безопасности – все документы сохраняются в электронном архиве и не теряются.