Электронный кадровый документооборот: использование и преимущества

Удобство электронного документооборота привело к его распространению на различные области, в том числе и кадры. Использование КЭДО на предприятии предлагает множество преимуществ – от финансовой экономии до возможности оптимального перераспределения ресурсов. Как перевести кадровые документы в цифровой вид и какую выгоду получит компания – читайте в этом материале.

Ключевые преимущества ЭДО в кадрах

С помощью КЭДО работодатель может создавать, пересылать и получать необходимые кадровые документы только в электронном виде. Нет необходимости выполнять их дублирование на бумаге. Такой подход оптимизирует кадровое делопроизводство.

Из преимуществ КЭДО можно отметить:

• Экономия ресурсов. Электронный документооборот позволяет исключить из бюджета компании траты на распечатку, доставку и хранение документации.
• Скорость взаимодействия. Документы можно подать в любой момент и в любом месте. Самое главное, нужно иметь доступ к системе и интернету. Сотрудник компании может создать и отправить нужный документ, не выходя из дома.
• Быстрота обмена документов. Кадровик может подписать созданный в системе документ буквально за несколько секунд.
• Отсутствие задержек при работе с удаленными сотрудниками. КЭДО является удобным способом хранения документов от сотрудников, работающих в филиалах компании, на удаленке или вахтовым методом. Также значительно увеличивается скорость их подписания.
• Быстрый поиск. При необходимости найти нужный документ достаточно ввести в базе данных его наименование или номер. Не требуется длительных поисков в длинных бумажных каталогах.
• Отслеживание соблюдения законодательства. Электронная база данных позволяет своевременно находить документы, требующие новой подписи или изменение статуса.

Правильный и быстрый переход на КЭДО

На данный момент кадровый электронный документооборот не обязателен для использования предприятиями. Процедура перехода совершается на добровольной основе. Однако в конечном итоге КЭДО станет обязательной составляющей любой организации в будущем, ведь функционирующий единый образец документов значительно упростит кадровое делопроизводство.

Пошаговое внедрение КЭДО в любой компании выглядит таким образом:

1. Выбор системы КЭДО. В Беларуси для перехода на электронный документооборот необходимо выбрать зарегистрированного оператора. Сервис ЭДиН предоставляет возможность использования модуля ЭДиН:ЭДО для 1С с личным кабинетом для сотрудников, удобной системой для создания разной документации, хранением и простым поиском.
2. Выбор документов для использования только в электронном виде. 
3. Создание ЭЦП. Вся документация в ЭДО подписываются ЭЦП, что гарантирует правомерность ее дальнейшего использования. Для ЭД применяют одну из подписей: простую, неквалифицированную, квалифицированную. Каждый сотрудник, который дал согласие на работу в КЭДО, должен получить необходимый вид подписи.
4. Разработка внутренних нормативных актов. Перед внедрением КЭДО компания должна разработать и принять такие внутренние документы, как положение об ЭДО, правила использования подписей, приказы об изменениях в трудовой и коллективный договора и т.д.
5. Уведомление работников. В обязательном порядке руководитель компании должен сообщить сотрудникам о переходе на КЭДО. Это можно сделать по электронной почте. В ответ в кадровый отдел должно прийти согласие на переход от сотрудников. Однако это не относится к работникам, которые впервые устроились на работу в компанию после принятия КЭДО. После оповещения и согласия необходим этап обучения.

КЭДО от сервиса ЭДиН

Компания ЭДиН предлагает подключение компании к кадровому электронному документообороту в системе 1С. С ее помощью можно создавать документацию различных типов, а также отслеживать изменения в ее статусе. Для каждого сотрудника в системе можно создать личный кабинет с разными уровнями доступа. При необходимости найти нужный документ следует настроить удобные фильтры – файл будет найден в электронном архиве за считанные минуты. Облачная инфраструктура сервиса позволяет подключаться к системе с любого уголка земного шара на компьютере, планшете или мобильном устройстве.