Осуществление электронного документооборота между работодателем и сотрудником

С началом 2024 года в Беларуси начнет функционирование обновленный Трудовой кодекс. Одно из нововведений касается новых положений ведения кадрового электронного документооборота (КЭДО). Ключевые положения, которые необходимо учитывать в нового года, рассмотрим в статье.

Что такое КЭДО?

Кадровый электронный документооборот или КЭДО представляет собой любые действия в электронном виде, проводимые для рабочей документации, что касается работодателей, уже нанятых сотрудников или соискателей. Подобной документации не существует в бумажном виде. Однако несмотря на возможность применения КЭДО по отношению к некоторым кадровым документам, их нельзя использовать при любых действиях с трудовыми договорами, а также с договорами о полной матответственности.

Дополнительно на сегодняшний день все трудовые книжки должны быть представлены только в бумажном виде. Высокая вероятность того, что оформление актов о несчастном случае на производстве также будет на бумажном носителе.

Внедрение КЭДО

Использование кадрового ЭДО останется на усмотрение руководства предприятия. Это значит, что наниматель не обязан переводить сферу кадров на электронную документацию. Разрешено по желанию оставить традиционный способ принятия сотрудников на работу и использование любых кадровых документов.

При переходе на КЭДО необходимо предварительно разработать и утвердить перечень локальных правовых актов (ЛПА) для определения:

• доступной информации о сроке внедрения КЭДО;
• информационного сервиса для эксплуатации ЭД в кадровой сфере;
• способа доступа к системе;
• четко прописанного периода оглашения для всех сотрудников информации о переходе на КЭДО;
• списков ЭД и категорий сотрудников, для которых будет вестись КЭДО.

Как будет происходить взаимодействие сторон?

Способ сотрудничества сторон при использовании КЭДО определяет наниматель. Это связано с тем, что он основывается на специфике своей деятельности, технических и организационных возможностях компании. Однако при определении порядка ведения КЭДО в правовые акты нужно внести такие пункты:

• возможные сроки и цикличность подписания/ознакомления документов в электронном виде сотрудников, учитывая время работы их работы;
• инструкцию взаимодействия нанимателя с органами, представляющими работников (например, профсоюз или комиссией по трудовым спорам);
• указания о порядке инструктажа работников о сотрудничестве с нанимателем с помощью КЭДО;
• исключения, допускающие оформление кадровых документов на бумаге.

Подобные ЛПА принимают после консультирования с профсоюзом, т.к. в обязательном порядке принимается во внимание и его мнение.

Все принятые правила КЭДО для взаимодействия с работниками применяются также для дистанционных сотрудников.

Каждый документ следует подписывать электронной подписью. Если у работника уже есть такая подпись, то он может ее использовать. Если подписи нет, тогда работодатель должен помочь ее получить, в том числе и финансово.

Работодатель может получать от своих сотрудников и соискателей на вакантные должности различные документы в электронном виде. Такая переписка должна происходить с помощью выбранного сервиса КЭДО. Датой получения будет считаться момент появления документа в системе.

Правила хранения кадровых ЭД

Хранение всех ЭД регламентированы законодательством об архивном деле. Если говорить о сроках кадровой документации, то следует использовать постановление Минюста от 11.01.2023 №1, в котором сформирован перечень №140 со сроками хранения типовых документов. Также нужно учитывать непосредственно номенклатуру дел предприятия.

Таким образом, у каждой организации должны существовать свои уникальные правовые акты по отношению КЭДО. На результат их формулировок будет влиять выбранная система КЭДО и ее возможности, специфика работы организации и дополнительные механизмы, принятые в кадровом документообороте.