Переход организации на электронный документооборот: ключевые моменты

Электронный документооборот – неотъемлемая составляющая современного бизнеса, стремящегося к автоматизации и упрощению рутинных процессов. Процесс перехода на ЭДО требует определенной подготовки и настройки, т.к. требуется не только внедрить новые программы, но и обучить персонал работе с технологией. Также требуется соблюдать определенные меры безопасности при работе в сети.

Процесс организации электронного документооборота

Переход на ЭДО в организации должен происходить согласно уже существующей форме бумажного оборота. Это может быть:

1. Децентрализованная форма. В этом случае документация распределена по структурным подразделениям и уже по местах ее обрабатывают.
2. Централизованная форма. Все документы находятся только в одном подразделении, где и происходит их обработка.
3. Смешанная форма. В этом случае децентрализованная и централизованная форма комбинируются.

Непосредственно процесс перехода организации на электронный документооборот происходит поэтапно:

• Внедрение соответствующей учетной политики. В документах компании должно быть указано о возможности использования электронных документов наравне в бумажными. Соответственно, каждый ЭД и цифровая подпись к нему равнозначны с таким же бумажным вариантом.
• Изучение движения документов. Для дальнейших действий руководство компании должно полностью изучить движение документов. Это необходимо для установления всех действующих лиц при обработке документации, а также поиска задержек и сложностей в работе.
• Выбрать систему ЭДО. Существует два варианта внедрения системы: интеграция в учетную систему предприятия или использование веб-версии. В этом случае очень важно понимать, какие задачи она должна решать. Также немаловажное ее освоение сотрудниками. Ключевые аспекты в работоспособности системы: поддержка ЭЦП, создание, обмен, хранение документов разного типа, сортировка поступающих документов и др. Например, можно воспользоваться уже готовыми программами 1С: Документооборот ПРОФ или сервисом ЭДиН.
• Заказать ЭЦП. Для этого можно воспользоваться порталом portal.gov.by, на котором нужно создать личный кабинет. В нем нужно выбрать услугу получения сертификата для подписи, выбрав срок его действия. Затем осталось оплатить заказ и получить ссылку на ЭЦП.
• Подпишите договор с оператором ЭДО. Если компания планирует обмениваться электронными документами со своими контрагентами, тогда оператор ЭДО просто необходим. Именно он станет пространством для взаимодействия с разными партнерами. Например, выбрав компанию ЭДиН, можно получить уникальный сервис для работы с электронными документами и электронной подписью.
• Уведомьте контрагентов. После подключения следует сообщить контрагентам о переходе на электронный документооборот и предложить им взаимодействовать с ЭДО. Это значительно облегчит сотрудничество.

Инструкция использования ЭДО

После перехода на электронный документооборот и внедрения системы ЭДО, можно не беспокоиться о скорости передачи данных. Весь процесс выглядит следующим образом:

• Создание документа в системе по установленному шаблону и внесение в него индивидуальной информации.
• Проставление электронной подписи на документе.
• При необходимости его отправка контрагенту по внешнему каналу связи или нужному работнику по внутренней.
• Проставление подписи оппонентом и обратная отправка ЭД.
• Получение уведомления о прибытии документа.

Стоит отметить, что согласно Закона об электронном документе и ЭЦП №113-3 от 28.12.2009 года каждый ЭД в юридическом аспекте равнозначен бумажному. Потому без запроса их можно не печать. Хранятся такие документы в системе электронного документооборота. При необходимости их можно скачивать и сохранять отдельно на компьютере.