Как пригласить контрагентов к обмену электронными документами?

Автор статьи

Вера Харитончик

Руководитель проекта

Когда Вы начинаете работу с использованием электронного документооборота, то возникает вопрос, каким образом можно уведомить контрагентов о том, что Вы начинаете использовать ЭДО в своей работе.

Для данной задачи в нашем сервисе есть приглашения и механизм саморегистрации для контрагентов. Рассмотрим, как это работает в зависимости от выбранного варианта работы.

Веб-версия сервиса ЭДиН

Веб-версия — простое решение для работы с электронными документами без установки дополнительного ПО:

• если нужно срочно получить или отправить документ с мобильного устройства;
• если у организации (или ее подразделения) небольшой документооборот и она не нуждается в интеграции своей учетной системы с ЭДиН;
• если компания заинтересована в том, чтобы как можно быстрее начать обмен электронными документами с контрагентами, а проект интеграции еще на стадии разработки.

Нажать кнопку "Добавить контрагента" - заполните поле УНП и поле "E-mail" для уведомлений.

Нажать кнопку "Загрузить список контрагентов". Таблица должна соответствовать шаблону.

1. template.xlsx

Как в одном, так и в другом случае, при нажатии кнопки "Отправить" Вашему контрагенту на почту придет приглашение со следующим текстом:

"Здравствуйте!

Ваш контрагент ___________________________ приглашает Вас обмениваться электронными документами с использованием сервиса ЭДиН.

Для этого перейдите по ссылке и завершите процедуру регистрации. По окончанию этих действий вам будут направлены персональные логин и пароль для полноценной работы в системе.

---------------------------------------------------------------

Согласно ст. 22 Закона Республики Беларусь «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» электронный документ приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, и имеет одинаковую с ним юридическую силу.

Для проверки валидности электронного документа следуйте по ссылке.

Сервис ЭДиН поддерживает мультибраузерное подписание, а также работу под ОС Windows, Linux."

Ваш контрагент, перейдя по ссылке из данного письма, завершит регистрацию и получит бесплатно личный кабинет в сервисе ЭДиН.

1С:Предприятие и приглашение контрагентов к обмену

Для работы с 1С:Предприятие у нас есть готовое решение - модуль "ЭДиН:ЭДО для 1С". Используя данный модуль Вы прямо из учетной системы сможете подписывать, отправлять электронные документы Вашим контрагентам нажатием одной кнопки.

После установки модуля Вы по-прежнему работаете в привычной для себя системе 1С, но при этом может обмениваться с контрагентами документами и видеть их статус (ожидает в подписи, подписан, отказ в подписи).

В результате внедрения модуля Вы получаете возможность:

• формировать и отправлять счета, накладные, договоры, акты и другие документы прямо из 1С;
• сразу же учитывать входящие документы в системе 1С;
• получать и подписывать документы с помощью электронной подписи прямо в 1С;
• узнать, кто из контрагентов уже работает в ЭДиН, и пригласить их к обмену электронными документами;
• хранить электронные документы с использованием регистрационно-контрольной карточки.

Для того, чтобы пригласить контрагентов к обмену прямо в 1С у Вас появится функционал "Приглашения". При переходе на данный функционал Вам достаточно из справочника контрагентов в 1С подгрузить данные контрагентов (УНП и адрес электронной почты), нажать кнопку отправить и все Ваши контрагенты приглашены к обмену.