Переход на электронный документооборот

У вас большой документооборот с клиентами или поставщиками? У вас есть отличная возможность увеличить свою прибыль за счет снижения затрат на отправку корреспонденции, сокращения времени на регистрацию входящих документов и минимизации количества ошибок. Более того, после перехода на электронный документооборот не требуется вести бумажный архив первичных документов.

Далее расскажем о последовательности шагов для перехода на электронный документооборот.

1. Познакомьтесь с законодательной базой по ЭДО чтобы убедиться в юридической значимости и преимуществах ЭДО, которые позволяют снять налоговые риски и упростить взаимодействие с контролирующими органами.

Заметка

Законодательная база использования электронных документов и накладных:

Закон об электронном документе и электронно-цифровой подписи.
Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 №19.
Постановление Совета министров Республики Беларусь от 9 июля 2013 г. №599.
Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 7 марта 2014 г. №202.
Постановление Национальной академии наук Беларуси, Министерства финансов Республики Беларусь, Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь, Министерства связи и информатизации Республики Беларусь от 19.12.2019 г. № 12/76/42/20.
Постановление Совета министров Республики Беларусь от 30 декабря 2019 г. №940.
СТБ 2341-2013.
СТБ 2353-2014.

2. Посмотрите на схему документооборота, которая действует в вашей компании. Сколько задействовано сотрудников, сколько этапов, на каком из них возникают промедления и потери. Проанализируйте ее и переложите в электронный вид так, чтобы избавиться от проблем бумажной цепочки.

Заметка

На данном этапе можно выделить ответственное лицо в вашей компании по проекту электронного документооборота. Также важно определить документы, которые вы будете переводить в электронный вид, возможно, это будет переход на кадровый электронный документооборот, электронные накладные и так далее, контрагентов, с которыми планируете начать обмен, а также сроки перехода. Например, с 1 мая 2021 наша компания используют сервис ЭДиН для работы с электронными документами.

3. На основе выстроенной схемы электронного документооборота (ЭДО), которую вы хотели бы получить в результате, определите подходящее для вас техническое решение: веб-версия или интеграция.

Заметка

Веб-версия — самый простой, доступный всем способ перехода на ЭДО, который не затрагивает информационных систем компании.

Интеграция с учетной системой позволяет сотрудникам компании работать с электронными документами в режиме единого окна, причем в привычном интерфейсе программы, с которой они обычно имели дело. Дает возможность автоматизировать большинство действий.

В сервисе ЭДиН есть готовое интеграционное решение "модуль ЭДиН:ЭДО для 1С".

Мы поддерживаем все типы конфигураций программы 1С:Предприятие.

В том числе, делаем интеграцию с любыми учетными системами.

4. Обратитесь к нам, мы разработаем концепцию электронного документооборота для Вашей компании. Эксперты ЭДиН помогут вам выстроить процесс внедрения электронного

документооборота с учетом своих знаний, компетенций и опыта.

5. Получите сертификаты ЭЦП и GLN-номер при необходимости (нужен только для работы с электронными накладными)

Заметка

GLN (Global Location Number) — это глобальный номер места нахождения, который идентифицирует участника. GLN представляет собой 13-разрядный цифровой код (номер), который предназначен для точной и краткой идентификации юридических лиц, функциональных подразделений и физических объектов. Получить его можно в организации ГС1. Здесь вы найдете инструкцию по получению.

Получить сертификат электронно-цифровой подписи и сам носитель ключевой информации можно в ГосСУОК.

Сервис ЭДиН поддерживает все типы сертификатов, а также носителей ключевой информации.

6. Выясните, сколько ваших контрагентов зарегистрировано в системе чтобы сразу перейти на ЭДО с наибольшим количеством компаний.

Заметка

Вы можете предоставить нам список УНП ваших контрагентов. На основании данного списка мы предоставим информацию по УНП, кто зарегистрирован в сервисе ЭДиН.

7. Обучите сотрудников компании работе с электронными документами.

Важно!

Специалисты ЭДиН проводят обучение сотрудников компании работе в сервисе. Обучение проводится в формате вебинара, на котором каждый сотрудник вашей компании может задать вопрос, на который получит ответ.

8. Подключите контрагентов и начните обмен. Отправьте приглашения контрагентам, используя сервис приглашений и саморегистрации для контрагентов.

Заметка

Перед началом использования сервиса, необходимо с каждым контрагентом, с которым планируется вести электронный документооборот, подписать соглашение об обмене электронными документами. Образец такого соглашения можно найти здесь.

Мнение эксперта

Вера Харитончик

Руководитель проекта