Выбор оператора электронного документооборота

Автор статьи

Вера Харитончик

Руководитель проекта

В прошлом времена, когда документы хранились в шкафах и выпадали из переполненных папок. В современном цифровом мире акцент делается на организационную эффективность. Каждый бит информации очень важен, поскольку может решать решать ряд важных бизнес-моментов. Благодаря цифровому прогрессу вы можете легко перевести в цифровой вид всю свою документацию без каких-либо хлопот. Нужно лишь найти надежного оператора ЭДО.

Критерии выбора оператора ЭДО

Сервис электронного документооборота ЭДиН значительно упрощает задачи, чем помогает существенно повысить производительность многих компаний. Представленный сервис позволяет легко создавать, подписывать ЭЦП и хранить документы в цифровом виде.

При выборе провайдера EDI стоит учитывать такие факторы:

1. Безопасность. На этот фактор следует обращать внимание в первую очередь при выборе оператора электронного документооборота. Безопасность документов остается главной проблемой в современном мире, где распространена киберпреступность и нарушение конфиденциальности данных.

2. Хранилище. Цифровые документы нужно где-то хранить. Для этого можно использовать внешние носители (флэш-накопители, винчестеры, облачное хранилище. Далеко не все операторы ЭДО в Беларуси поддерживают вместительное и функциональное облако, но очень удобно хранить данные именно в таком хранилище. Внешние носители могут повредиться, тогда как в облачном сервисе данные будут находиться в целостности и сохранности. 

3. Поддержка резервного копирования. При выборе системы электронного документооборота стоит убедиться, что оператор ЭДО предлагает хорошую поддержку резервного копирования, при которой риск потери документа практически равен нулю.

4. Функциональность клиентского приложения. В большинстве сервисов ЭДО личный кабинет напоминает электронную почту. Функциональная система позволяет отправлять и получать все виды формализованных и неформализованных ЭД, просматривать документы прямо в интерфейсе без скачивания, подписывать документы, аннулировать или отзывать их, находить нужные документы в архиве за пару секунд и т.д.

5. Интеграция с учетными системами. Для взаимодействия с большими объемами цифровых документов использовать веб-интерфейс не всегда удобно. Но если сервис ЭДО встроен в учетную систему организации, все неудобства устраняются. Большое преимущество - интеграция с наиболее популярными учетными системами, например, 1С.

6. Техническая и клиентская поддержка. Важно, чтобы на всех этапах внедрения электронного документооборота Вашу компанию сопровождали профессионалы.

Сервис ЭДиН - инновационный сервис в РБ, который соответствует законодательной базе и неустанно обновляет свои возможности.

Почему именно ЭДиН?

Согласно белорусскому законодательству, юридически значимые цифровые накладные должны соответствовать требованиям СТБ-2341, иметь электронно-цифровую подпись и их передачей должен заниматься аттестованный EDI-оператор.

ЭДиН -  аттестованный белорусский EDI-провайдер в части передачи цифровых накладных и других документов, который разработал и поддерживает собственный модуль интеграции "ЭДиН:ЭДО для 1С". Система передачи электронных документов соответствует всем предписаниям законодательства Республики Беларусь. 

Также сервис ЭДиН поддерживает обмен всеми типами электронных документов (договоры, счета, акты, акты сверок и так далее).