Перевод внутренних бухгалтерских документов в электронный вид

Электронный документооборот в бухгалтерии предлагает максимум возможностей и улучшений, отсутствующих при бумажном документообороте. Однако полный перевод таких документов требует соблюдения четкой последовательности действий. Очень важно выбрать подходящий сервис ЭДО, и компания ЭДиН готова помочь в этом вопросе.

Процесс перевода бумажных документов в электронный вид

Внедрение на предприятии внутреннего бухгалтерского электронного документооборота включает в себя этапы, в которые входят:

• Проведение анализа документооборота. Это необходимо, чтобы правильно подобрать программу или сервис для работы, способный охватить все аспекты документооборота конкретного предприятия.
• Обучение сотрудников. Работники, которые непосредственно будут взаимодействовать с документацией, должны понимать все процессы.
• Получение ЭЦП. Каждый сотрудник, работающий с документом на уровне его подписания, должен получить электронную подпись.
• Выбрать софт. Согласно существующих задач на предприятии, необходимо выбрать программу для бухгалтерской работы. Также нужно определиться с сервисом ЭДО, если планируется обмениваться документацией в электронном виде с контрагентами.

Преимущества использования электронных документов

ЭДО предлагает пользователю большое количество плюсов, благодаря которым все больше организаций начинают его использовать. Ключевые особенности электронного документооборота:

1. Скорость процессов. Создание, редактирование и внутренняя целевая пересылка документов в электронном виде осуществляется гораздо быстрее, чем бумажных.
2. Многозадачность. С одним документом сразу могут работать несколько сотрудников, что позволяет одномоментно его отредактировать и подписать.
3. Автоматизация. Множество рутинных действий можно настроить на самостоятельное выполнение по заданным параметрам. ЭДО также позволяет не тратить время на создание документов, а использовать заранее подготовленные шаблоны.
4. Экономия. Уходят в прошлое огромные архивные помещения – теперь старые документы могут храниться на нескольких системных блоках в электронном архиве. Это приводит к огромной экономии на аренде помещений, использовании канцелярии и большого количества бумаги.
5. Доступ. Чтобы получить доступ к электронному документу достаточно иметь соответствующие права и интернет. В этом случае работать с документами можно с любой точки мира.
6. Безопасность. Современные средства криптографии защищают документы гораздо надежнее, чем сейфы бумажные материалы. А дополнительное резервное копирование на порядок повышают уровень сохранности ЭД.