Пн - Пт: 09:00 - 17:30

+375 44 727 22 00 +375 17 336 61 00 Проверить ЭЦП
Главная
Блог
Бухгалтерский электронный документооборот

Бухгалтерский электронный документооборот

Вера Харитончик

специалист по электронному документообороту

ЭДО бухгалтерии позволяет автоматизировать управление документами в финансовых организациях, государственных органах, страховых компаниях и прочих структурах. С его помощью фирма экономит время, деньги и человеческие ресурсы.

Что говорит законодательство Беларуси об ЭДО?

Согласно закону Беларуси «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» от 28.12.2009 г. № 113-З, все онлайн-документы должны составляться в соответствии с законодательными требованиями. Согласно белорусской нормативной базе:

1. Электронный документооборот бухгалтерских документов приравнивается к бумажному и имеет равную с ним юридическую силу.

2. Онлайн-документы необходимо обязательно заверять электронно-цифровой подписью (ЭЦП), иначе они не будут считаться действительными.

3. ЭЦП в онлайн-документе равноценная обычной подписи в документе на бумажном носителе.

4. Оригинал онлайн-документа и его копия эквивалентны по юридической значимости.

Цифровой документ состоит из двух компонентов. Первым является информация, составляющая содержание документа. Вторым - электронная цифровая подпись и/или дополнительные сведения, необходимые для проверки ЭЦП и идентификации онлайн-документа.

Что такое электронная цифровая подпись и зачем она нужна?

ЭЦП - обязательный реквизит электронных документов, защищенный секретным ключом. Простыми словами, это аналог обычной подписи, но в цифровой форме. Благодаря уникальному криптоключу ЭЦП невозможно подделать.

Заверять документ ЭЦП можно автоматически при его создании, а также на разных этапах его обработки.

Согласно белорусскому законодательству ЭЦП считается аналогом собственноручной подписи. Ее можно использовать в качестве замены оттиска печати либо штампа.

ЭЦП применяется для:

• Свидетельства целостности и аутентичности цифрового документа.

• Удостоверения информации, которая составляет общую часть онлайн-документа.

Цифровой документ, заверенный после отзыва открытого ключа, не несет юридической значимости.

6 причин использовать на предприятии бухгалтерский электронный документооборот.

Компаниям приходится хранить в сейфах и на стеллажах тонны договоров, контрактов и прочего. Однако все больше предпринимателей переходят на ЭДО, почти полностью отказываясь от бумаг. И у них есть на это как минимум 6 причин. 

1. Повышение эффективности бизнеса

Внедрение электронного документооборота бухгалтерских документов позволит сотрудникам фирмы уделить внимание другим задачам и процессам, которые создадут для клиентов бизнеса дополнительную ценность.

2. Экономия затрат фирмы

Переход на ЭДО позволяет экономить деньги на:

  • Покупке бумаги и канцелярских принадлежностей.
  • Заправке и обслуживании принтеров.
  • Оплате почтовых услуг.
  • Аренде дополнительных офисных площадей для хранения архива.

Согласно подсчетам, автоматизация бухгалтерской отчетности позволяет экономить в среднем 70% административных затрат. 

3. Упрощение сотрудничества с клиентами и партнерами

Предприятия, которые хотят быть конкурентными и предоставлять лучший сервис, стараются максимально уменьшить механический труд работников и увеличить интеллектуальный. Они ищут сервисы и решения, которые ускоряют взаимодействие с клиентами и контрагентами, делают его удобнее и выгоднее для всех сторон.

4. Простота

Простота, эффективность и доступность делают ЭДО бухгалтерии массовым. На него переходят как гигантские корпорации, так и мелкие предприятия.

5. Законность

В нормативной базе Беларуси четко сказано, что хранить и вести всю "первичку" можно как в бумажном, так и в электронном формате. Электронный документ, заверенный ЭЦП, имеет такую же юридическую силу, как и бумажный.

Благодаря тому, что человеческий фактор сведен к нулю, в онлайн отчетности вероятность ошибки минимальная.

6. Прозрачность и ответственность работников за свою работу

Автоматизация бухгалтерского учета построена таким образом, что каждый работник несет ответственность за свои действия. Все манипуляции с онлайн-документами фиксируются. Недобросовестные партнеры не смогут сказать, что документы не были присланы или потерялись.

Преимущества и недостатки автоматизации бухгалтерской отчетности.

ЭДО обладает массой преимуществ по сравнению с использованием документов на бумажных- носителях.

Плюсы +
Минусы -

Экономия ресурсов компании на документооборот

За счет внедрения в свою работу сервиса обмена электронными документами компания снижает затраты на приобретение бумаги и здесь выгода от использования такого рода сервиса очевидна. Ведь, если посчитать количество бумаги, которое закупает предприятие и сравнить с затратами при использовании электронного документооборота, то выгода в пользу ЭДО составит более 70%.

Готовность контрагентов переходить на электронный документооборот

Сегодня практически каждая компания стремится к повышению эффективности своей работы за счет улучшения каждого этапа бизнес-процесса, в том числе документооборота. Но не все к этому готовы морально. Однако, в скором времени даже на законодательном уровне будет закреплено обязательство по использованию в своей работе электронных транспортных накладных и электронных товарно-транспортных накладных в системе прослеживаемости товаров в ЕАЭС.

Уменьшение офисных площадей для хранения бумажных документов.

Сервисы обмена электронными документами уменьшают потребность в шкафах, коробках и ящиках для хранения. Ведь все необходимые документы хранятся в облаке.

Создание актов расхождений при использовании электронных товарно-транспортных и электронных товарных накладных.

На текущий момент не утвержден законодательно вид документа – акт расхождений. Однако, этот вопрос уже на рассмотрении. На текущий момент есть возможность создавать акт расхождений в произвольной форме в электронном виде.

Юридическая значимость электронных документов.

Все документы, которые подписываются электронно-цифровой подписью являются юридически значимыми. Это важно, так как при использовании в дальнейшем этих документов нужно быть уверенным в их юридической силе.

Приобретение большого количества ключей электронно-цифровой подписи.

В связи с тем, что при использовании сервиса электронного документооборота обязательное условие – использование ЭЦП, то компании необходимо на всех тех сотрудников, которые имеют право подписи документов приобрести ЭЦП. А что делать, если работник уволиться? Здесь все довольно просто. Использование ЭЦП гарантирует ответственность работника за то, что он подписал, идентифицирует его. При увольнении сотрудника сертификат ключа ЭЦП отзывается.

Соответствие законодательству и нормативным требованиям.

Сервисы электронного документооборота снижают риск несоблюдения законодательства, ведь есть постоянный контроль за его актуальностью.

Функциональность сервиса.

Сервис обмена электронными документами имеет массу возможностей, но бывает такое, что определенной нужной именно Вам возможности нет. Как правило, при выборе надежного и инновационного сервиса ЭДО, его разработчики имеют компетенции доработать сервис под нужды компании.

Быстрый поиск.

Специальное решение для управления документами может стать мощным и экономящим время инструментом. В сервисе электронного документооборота найти любой документ занимает всего несколько секунд.  

Сортировка документов.

Система электронного документооборота позволяет найти сразу все файлы нужной категории. Это возможно благодаря специальным функциям сортировки и фильтров.

Общедоступность.

К одному и тому же файлу могут иметь доступ сразу несколько людей одновременно. Кроме того, такая возможность делает систему прозрачной. Руководитель организации может быстро найти интересующий его файл и узнать всю необходимую информацию.

Повышение своевременности.

Сотрудники, работающие в офисе или в удаленных местах, могут получить мгновенный доступ к необходимой им документации. Возможность поиска файла или документа со своего компьютера, а не копание в шкафу вручную экономит время. Кроме того, поскольку документы теперь электронные, их могут просматривать сразу несколько человек.

Лучшее сотрудничество.

С сервисом электронного документооборота обмен информацией между контрагентами и совместная работа станут намного проще. Это связано с тем, что подписав и отправив документ в сервисе ЭДО, Вы мгновенно получите ответ.

Повышенная безопасность и надежность.

Сервисы обмена электронными документами обеспечивают лучший контроль над безопасностью и сохранностью данных. Как правило, это связано с тем, что данные хранятся в надежном Data-центре.

Интеграция с любой учетной системой.

Как правило, сервисы электронного документооборота имеет веб-версию. Но возникает вопрос, как интегрировать использование сервиса и свою учетную систему. Здесь все просто. Сервис обмена электронными документами возможно подключить к любой учетной системе за счет использования модуля интеграции.

По сравнению с неоспоримыми преимуществами, у ЭДО бухгалтерии практически нет недостатков.

Виды бухгалтерского электронного документооборота.

Электронный документооборот бухгалтерского учета бывает нескольких видов в зависимости от отрасли, для которой он предназначен. Самые популярные виды ЭДО:

  • Бухгалтерский.
  • Кадровый.
  • Технологический.
  • Производственный
  • Складской.
  • Управленческий.
  • Защищенный.
  • Архивный.

Этапы внедрения электронного бухгалтерского документооборота.

Чтобы начать пользоваться электронным документооборотом, нужно:

1. Выбрать лучший для фирмы сервис обмена электронными документами.

2. Зарегистрировать компанию в сервисе ЭДО.

3. Выбрать подходящий тарифный план.

4. Получить электронно-цифровую подпись.

5. Проверить готовность контрагентов и уведомить их о переходе на ЭДО.

6. Подготовить работников к использованию сервиса.

7. Начать работу с документами онлайн.

Внедрение и настройка сервиса займут минимальное время.

Как выбрать сервис электронного документооборота?

Внедрение ЭДО в компании – задача ответственная и связанная с фундаментальными изменениями действующих бизнес-процессов. При переходе на ЭДО приходится менять стиль управления бизнесом. И самое важное в этом процессе - выбрать лучший сервис электронного документооборота для той или иной сферы деятельности предприятия.

На сегодняшний день на рынке программного обеспечения Беларуси представлено несколько решений для автоматизации делопроизводства, электронного документооборота и прочих бизнес-процессов компаний. Среди них выгодно отличается сервис ЭДиН.

Особенности и преимущества ЭДиН для бухгалтерского электронного документооборота.

Сервис бухгалтерского электронного документооборота ЭДиН позволяет за пару секунд создать и переслать электронные накладные и другие юридически важные электронные документы с применением ЭЦП. Сервис гарантирует мгновенную передачу файлов адресату с подтверждением доставки, а также надежное хранение онлайн-документов и их быстрый поиск. 

Использование ЭДиН позволит: 

  • Уменьшить затраты на бумажный документооборот и хранение архива. 
  • Сэкономить человеческие ресурсы. 
  • Уменьшить количество ошибок. 
  • Упростить проверки. 
  • Ускорить в разы пересылку документов клиентам или партнерам и их подписание. 
  • Автоматизировать документооборот. 
  • Создавать резервные копии документов. 
  • Управлять и следить за взаимодействиями с онлайн-документами. 

На заметку:

Многие известные компании достигли значительных высот, благодаря использованию ЭДО. Истории их успеха можно увидеть здесь.

Мы знаем, как правильно организовать бухгалтерский электронный документооборот!

Хотите воспользоваться всеми преимущества ЭДО?

Оставьте заявку и наш специалист непременно с вами свяжется и детально проконсультирует по сервису ЭДиН. 

оценок

Написать комментарий

ЭДиН OOO "Электронные документы и накладные" 2015-2019