Цифровизация документооборота

В современном мире трудно найти успешную компанию, которая работает исключительно с бумажными документами. Цифровизация документооборота и в целом работы компании значительно ускоряет процессы на предприятии, а также делает их более прозрачными. Все это повышает эффективность управления.

Преимущества цифровизации документооборота

Организация цифровизации документооборота в компании значительно расширяет спектр возможностей и дает больше преимуществ в работе. Это позволяет ускорить процесс принятия и исполнения управленческих решений, а также повысить экономическую эффективность. Можно отметить такие преимущества цифровизации:

• Регистрация документов и их обработка происходит максимально быстро. В электронной системе очень просто вносить входящую документацию: достаточно отсканировать оригинал на бумаге или принять файл в почтовом клиенте. Дополнительно можно сделать настройки на автоматическое заполнение реквизитов или другой информации, которая используется ежедневно.
• Удобство. Электронный документ очень просто отправить нужному человеку на изучение, подпись или для других действий. Например, электронный документооборот ценит начальство, которое часто ездит в деловые командировки. Сервис позволит удаленно подписать документ только при наличии цифровой подписи. Также онлайн можно отследить эффективность каждого работника – теперь для этого не нужно находиться в офисе.
• Быстрый поиск документов. Для поиска не нужно перебирать кипу бумажных листов и папок – достаточно ввести в поиск реквизиты документа или часть текста. Также становится трудно потерять документ, ведь в системе можно увидеть информацию о месте его хранения.