Цели и задачи электронного документооборота

Автор статьи

Вера Куницкая

Директор

Каждая компания ежедневно обрабатывает большой массив документации, что требует организации эффективной системы. 

Цели электронного документооборота

ЭДО ставит перед собой следующие цели:

Автоматизация процессов на предприятии. Это достигается путем внедрения современного ПО. Результатом такой работы становится прозрачность контроля доступа, повышение эффективности во взаимодействии с данными и т.д.

Повышение управляемости компанией. При помощи электронного документооборота возможно создать удобное хранилище данных с разным уровнем доступа и функциональностью. Соответственно, с важными документами могут работать только санкционированные для этого сотрудники. Для всех остальных они скрыты.

Повышения производительности. Снижается длительность затраченного времени на обработку внешних запросов. Так как большинство процессов автоматизировано, то уменьшается количество ошибок из-за человеческого фактора. 

Задачи электронного документооборота

Включение электронного документооборота в деятельность организации позволяет решать разнообразные задачи технического и организационного характера. При этом руководитель должен понимать, что потребуется провести некоторые изменения в деятельности организации. Часто нужно проводить обучение сотрудников.

Самые главные задачи систем электронного документооборота:

Формирование одной информационной среды. Благодаря этому значительно упрощается хранение и управление данными. Их централизованное размещение позволяет работать с ними удаленно, поэтому с одним документом может взаимодействовать несколько сотрудников одновременно. Это значительно экономит время.

Создание единых стандартов в работе с ЭДО. Единый регламент делопроизводства позволяет оперативно реагировать на внешние изменения в деятельности компании. При необходимости корректировок информация про их изменения в короткий срок передается сотрудникам.

Решение трудностей с поиском документов. Внедрение ЭДО позволяет практически мгновенно найти нужный документ. Для этого используются различные атрибуты. При наличии бумажного архива с помощью ЭДО возможно создать картотеку.

Электронное сопровождение бизнес-процессов. Это достигается всесторонним контролем и соблюдением регламентов организации.

Экономия на канцелярии. ЭДО позволяет сэкономить средства на бумаге, канцелярских принадлежностях, печатных материалах. Также уменьшается количество места для хранения бумажной документации.

Достижения сохранности данных. Это происходит при помощи настроек резервного копирования информации, регистрации в системе каждого события, применения средств шифрования для конфиденциальных данных. Также упрощает контроль и централизованное хранение.

Улучшение коммуникации с контрагентами. Благодаря ЭДО значительно повышается эффективность взаимодействия с контрагентами компании, а также с контролирующими органами.