Переводим партнеров на ЭДО. Как убедить контрагента?

Автор статьи

Вера Харитончик

Руководитель проекта

Предположим, что вы приняли решение полностью перейти на ЭДО (электронный документооборот) с контрагентами и партнерами. 

Подготовка, регистрация в сервисе, оплата пакета услуг, - все это уже позади. Самое время запускать обмен ЭД (электронными документами) с партнерами.

Что делать, если кто-то из контрагентов не готов? Нужно правильно уговорить. Методы могут быть разными - ультиматум, рекомендация, мотивация - главное добиться желаемого.

Почему это важно? Полностью ощутить все преимущества от внедрения электронного документооборота можно лишь тогда, когда большинство партнеров также перешли на него либо начали быстрый переход. 

Поэтому,  наша задача - подтолкнуть их к правильному решению.

Мягкий уговор и рекомендация.

Если мотивировать контрагентов, так сказать, "подобрать к ним ключики", решить проблему можно и довольно легко.

Есть два метода убеждений:

• Ультиматум. В этом методе вы доносите до партнеров, что полный и быстрый переход на электронный документооборот - обязательное и неоспоримое условие продолжения взаимовыгодного сотрудничества с вами. Нужно детально объяснить, что бумажный документооборот связан с большими издержками как в материальном, так и физическом плане. Использование ЭДО - экономия времени, сил работников и денег на канцелярские расходники.
• Рекомендация. Представленный метод более ненавязчивый и мягкий, по сравнению с предыдущим. Ваша цель не обязать, а аргументировано описать преимущества и особенности ЭДО и порекомендовать перейти на этот способ обмена документами. Этот метод предпочтительней для компаний, которым переход контрагентов на ЭДО не является важным, но желательно сохранить сотрудничество.

Каждый из методов имеет как свои плюсы, так и минусы:

Как подтверждено практикой, самую высокую отдачу от подключения партнеров к ЭДО достигается при убеждении с использованием ультиматума. 

При использовании ультиматума можно несколько сгладить риски. 

Как это сделать:

1.Доносите информацию позитивно. Если правильно сообщить партнеру о переходе на ЭДО, можно избежать негатива с его стороны. Нужно объяснить ключевое: ЭДО - только новый шаг в сотрудничестве компаний, который будет выгоден всем сторонам. 

Рекомендуемые тезисы для объяснения:

• ЭДО - тренд всех успешных современных предприятий.

• Перейти на ЭДО и освоить его просто и легко для всех работников.

• С использованием ЭДО документооборот значительно ускоряется и упрощается, при этом уменьшаются затраты компаний.

• Для Вашего контрагента работа с электронными документами будет бесплатной.

2. Миксуйте подходы. Около 70% компаний будут готовы к переходу на ЭДО уже после ваших рекомендаций. Особенно это актуально, если партнеры зависят от дохода вашей компании. 

3. Применяйте финансовую мотивацию. Самый действенный способ уменьшить негативное отношение партнера к будущим переменам, - предложить некоторую компенсацию, скидку или бонус при переходе на электронный документооборот. 

Если ультиматум не подходит.

Если жесткое убеждение не подходит, используйте метод рекомендации. Он основывается на активном информировании и финансовом мотивировании партнеров. 

Для информирования применяйте все доступные каналы связи - электронная почта, телефонные сообщения и звонки, личное общение, а также подключайте специалистов ЭДиН, которые проведут персональную демонстрацию возможностей сервиса.