Автоматизация документооборота

Автор статьи

Вера Харитончик

Специалист по электронному документообороту

Ручной ввод и обработка данных - одни из самых утомительных и неэффективных задач в рабочем процессе, которые тратят впустую драгоценное время и ресурсы компании, снижая производительность и, как следствие, прибыльность бизнеса. Существуют технологии, которые способны автоматизировать многие задачи, устраняя человеческие ошибки и позволяя работникам сосредоточиться на более важной работе. Автоматизация документооборота – эффективное средство ускорения и улучшения внутренних процессов, которое дает компании преимущество на рынке и повышает конкурентоспособность. Системы автоматизированного документооборота ускоряют многие процессы, представляют руководителям общую картину по проектам предприятия для принятия быстрых и стратегически важных решений.

Назначение и важность автоматизации документооборота для бизнеса.

Документы и другая бизнес-информация - большая ценность, потеря или неправильное использование которой может грозить неприятными ситуациями, вплоть до уголовной ответственности. Чтобы быть конкурентоспособной, компания должна использовать инновационные подходы к созданию, движению и хранению документов. Также нужно уделять огромное внимание корпоративной безопасности.

Компании, которые используют бумажные документы, сталкиваются с такими проблемами:

• Потеря документов.
• Скопление большого количества бумаг неясного назначения и от неизвестного источника.
• Нарушение конфиденциальности когда корпоративная информация попадает в руки сторонним людям.
• Трата большого количества времени на поиск нужной бумажки, а также сортировку и формирование комплекта.
• Трата денег на покупку бумаги и расходных материалов, в том числе чернил для принтера, папок и прочего.
• Трата времени на создание и утверждение документа.

Все вышеперечисленные проблемы поможет решить переход на надежную и функциональную систему электронного документооборота ЭДиН. Что дает внедрение сервиса:

1. Мгновенный обмен всеми типами электронных документов с использованием ЭЦП.
2. Обеспечение слаженного взаимодействия всех филиалов и подразделений компании.
3. Повышение трудовой производительности персонала за счет экономии времени на подготовке, обработке и поиску нужных документов.
4. Возможность управления доступом к документации.
5. Создание электронного архива.
6. Максимальный уход от бумаги в целом.
7. Участие в экологической инициативе.

Автоматизация документооборота положительно влияет на производительность и прибыльность бизнеса любых размеров и сферы деятельности.

Основные задачи автоматизации документооборота.

На рынке представлено большое количество различных систем автоматизации ЭДО. В рекламе каждой из них говорится, что продукт самый удобный, самый функциональный, самый выгодный и т.д. Все это хорошо, но при выборе системы автоматизации стоит учитывать решаемые задачи:

• Электронное управление делопроизводством – решается только конкретный набор задач, и, в большинстве случаев, полноценное управление и мониторинг потоков работ отсутствует.
• Управление потоками работ – автоматизируются многие процессами с одновременным закрытием различных направлений документооборота, в том числе проектов, договоров, делопроизводства и т.д. 
• Автоматическое управление документами – в одном инструменте цифрового документооборота консолидируются опции управления документами и рабочими но это ошибочное мнение. 

Бывает, что клиент обращается к поставщику софта для автоматизации документооборота с целью найти решение той или иной проблемы. Поставщик предлагает использовать свой софт обещая, что эта суперсистема решит и проблему клиента, и многие другие. В результате клиент теряет время, деньги, но проблема остается нерешенной. Чтобы избежать такой ситуации, стоит с умом подойти к выбору системы автоматизации документооборота.

Как выбрать систему электронного документооборота?

Проанализируйте возможности и характеристики сервиса.

Останавливайте выбор на решении, которые соответствуют таким требованиям:

1. Простые в настройке.

2. Их можно расширять и масштабировать.

3. Простые и удобные в применении.

4. Интуитивно понятный функциональный интерфейс.

5. Позволяют быстро проинтегрироваться с Вашей учетной системой.

Прежде, чем принимать окончательное решение, проверьте систему электронного документооборота на практике. Например, ЭДиН предлагает демонстрационную версию, которая позволяет попробовать систему в действии и убедиться в ее эффективности и удобстве.

Этапы и сроки внедрения инструмента для автоматизации документооборота.

Скорость перехода на безбумажный документооборот зависит от следующих моментов:

1. Желание Вашей компании мгновенно приступить к электронному обмену документами.
2. Готовность Вашей команды к работе с Вашими контрагентами по привлечению их к электронному документообороту.
3. Простота настройки и кастомизации. 

Систему автоматизации электронного документооборота нужно адаптировать под конкретные нужды бизнеса с учетом пожеланий заказчика. Адаптация проводится одним из двух способов - простая конфигурация либо корректировка программного кода. В первом случае адаптация проходит намного быстрее.

В любой компании процесс перехода на автоматизированный документооборот включает такие этапы: 

• Анализ организационной структуры бизнеса, выделение ключевых бизнес-процессов, рабочих потоков и создание схемы движения документации.
• Настройка системы цифрового документооборота на основе полученных на этапе анализа данных. 
• Интеграция с Вашей УС и пробный запуск, проверка работоспособности.
• Итоговая настройка решения с учетом всех возможных недочетов, обнаруженных в процессе пробного запуска.
• Обучение работников компании.

Стоимость цифрового документооборота.

Стоимость системы ЭДО и ее настройки зависит от:

• Необходимости интеграции Вашей учетной системы.

• Дальнейшей кастомизации Вашей УС.

• Количества переданных электронных документов (договор на трафик).

Экономическая выгодность СЭД - правда или вымысел?

Хотя экономия времени является очевидным преимуществом использования программного обеспечения для управления рабочими процессами, многие организации также получают огромную экономию средств.

Инструменты автоматизации документооборота сокращают расходы таким образом:

1. Сокращают высокую стоимость человеческого труда.

Одним из самых прямых финансовых преимуществ программного обеспечения для автоматизации является перенос важных, но рутинных задач с людей на системы. В рамках автоматизации системы могут обрабатывать ввод данных, уведомления, возврат данных и обработку заданных условий гораздо лучше, чем люди.

2. Минимизация ошибок.

Ручные бумажные процессы всегда основывались на человеческом интеллекте для выполнения всех задач, от самых простых до наиболее приоритетных. Но люди более подвержены ошибкам, чем машины. СЭД будут обрабатывать данные одинаково каждый раз и значительно сократят количество ошибок в бизнес-процессах.

3. Улучшение принятия решений.

Автоматизированный инструмент дает ценную и точную аналитическую информацию, которую можно использовать для принятия решений. Лучшие данные означают лучшие решения, а лучшие решения всегда экономят деньги компании и помогают их приумножить.

4. Снижение эксплуатационных расходов.

Автоматизированные системы документооборота сокращают затраты на бумагу, расходные материалы для принтера, канцелярские принадлежности, услуги доставки бумажных документов и т.д.