Как организовать удаленную работу своего офиса и не только?

Автор статьи

Вера Харитончик

Специалист по электронному документообороту

Сейчас в тренде дистанционный труд. Многие компании переводят своих сотрудников на удаленную работу. Какими инструментами воспользоваться, чтобы не потерять связь с сотрудниками и бизнес-партнерами в этот период?

Рассмотрим несколько простых рекомендаций по эффективной организации работы «в домашних условиях».

Какие процессы можно перевести на удаленку?

В дистанционной работе используется две группы ресурсов:

1. Внутренние. В эту категорию входит персонал, взаимодействие между работниками, базы знаний, документация.
2. Внешние. Включают в себя документооборот с контрагентами, деловые встречи и переговоры, обучение.

Работа с внутренними резервами.

Взаимодействие с работниками и работников между собой.

Организуйте общее собрание персонала. Поставьте на повестку дня следующие вопросы:

• Поиск наиболее удобных и безболезненных способов перехода на удаленную работу. Уделите время порядку взаимодействия работников, обсудите сроки данного перехода, оцените возможные трудности.
• Распределение зон ответственности отдельных работников или команд на время дистанционной работы.
• Поиск «слабых» мест в построенной системе работы, из-за которых могут подвисать основные бизнес-процессы. Устраните их и перераспределите обязанности между работниками, если это необходимо.
• Создание оптимальной среды для совместной работы персонала в рабочее время.

Есть несколько удобных и функциональных программ и онлайн-сервисов, с помощью которых можно довольно быстро наладить эффективную работу и взаимодействие команды в рабочее время. Перечислим некоторые из них:

1. GanttPro. Приложение помогает планировать проекты в онлайн-режиме, управлять ими, визуализировать рабочие процессы, формировать и распределять задачи, определять дедлайны, добавлять подзадачи, контролировать процесс выполнения задачи и т.д. Пользователи отметили, что одной из самых удобных функций программы является возможность показывать созданный график Ганта работникам и клиентам. График можно просматривать и экспортировать.
2. Битрикс24. Это бесплатный многофункциональный сервис для организации удаленной работы персонала. Члены команды могут одновременно работать над определенными проектами и задачами, следить за процессом выполнения и устанавливать дедлайны. При помощи встроенной функции чата и видеозвонков очень удобно настроить общение между работниками.

Необходимо помочь персоналу подготовить и настроить все, что необходимо для дистанционной работы. Большая ответственность в этом вопросе лежит на IT-службе, которая должна решить вопросы с удаленным администрированием, железом и интернетом у сотрудников. 

Работа с документами, информационной базой и политиками бизнеса.

Без доступа к информационной базе компании, документам и прочим ресурсам невозможно полноценно работать. Их, как и все другое, нужно перевести в онлайн-мир. Один документ в отсканированном или электронном виде занимает немного места, но если этих документов тысячи, нужно подумать о вместительном, функциональном и быстродействующем онлайн-сервисе хранения.

Вариантов таких сервисов довольно много. Отдавайте предпочтение тем, которые позволяют хранить емкостные файлы, предлагают функцию поиска по названию, дате создания или последнего изменения либо по фрагментам из текста. Также важно, чтобы можно было подключить совместный доступ или автоматическую синхронизацию. Наиболее популярными сервисами хранения файлов и совместной работы над ними является Dropbox и Google Docs. 

Принцип работы с ними очень простой: 

• Вы регистрируйтесь в сервисе. 
• На компьютере создаете папку, которая будет синхронизироваться через Интернет с папками на компьютерах других членов вашей команды.
• Настраиваете синхронизацию. 

После этих манипуляций вся ваша команда будет иметь доступ к общей базе знаний. Любые внесенные изменения в один из документов одним из работников автоматически расшарятся на другие устройства после сохранения.

Общение, совещания и планирование.

При переходе на удаленную работу вовсе не нужно отказываться от утренних планерок, совещаний, консилиумов. Это отличное время чтобы мотивировать сотрудников, поставить задачи, обсудить главные моменты, распланировать работу на день/неделю/месяц и даже сделать выговор, если нужно.

Проводите летучки утром, вечером и в любое другое удобное для вас время в онлайн-формате. Множество мессенджеров и приложений совершенно бесплатно помогут вам организовать видео-чат, видеоконференцию с работниками. Рекомендуем выбрать один основной способ связи и 2-3 альтернативных. Если с одним возникнут проблемы, можно быстро перейти на второй.

Работа с внешними ресурсами.

Мгновенный обмен электронными документами с контрагентами.

Не достаточно перевести в онлайн-мир работу персонала и информационную базу компании. Нужно наладить и взаимодействие с внешними элементами бизнеса – контрагентами. Особенно важно организовать мгновенный обмен электронной документацией.

В первую очередь необходимо настроить возможность согласования и подписания бумаг в электронном виде. Речь идет не о сканированных копиях или фото, а именно об электронных документах, заверенных электронной цифровой подписью. ЭД с ЭЦП так же юридически значимы, как и бумажные документы.

Еще с 18 февраля 2019 года белорусские фирмы получили возможность официально внедрять электронный документооборот в ключевые бизнес-процессы. Благодаря этому мы можем почти полностью избавиться от бумажных документов, курьерской доставки и походов в почтовые отделения.

Для настройки электронного документооборота можно воспользоваться EDN.by – облачным сервисом по обмену электронными документами. 

Данный сервис позволяет за пару кликов создать, подписать электронно-цифровой подписью и отправить контрагентам: 

• Электронные накладные.
• Договора.
• Счета.
• Акты сверок.
• Акты выполненных работ и прочее.

Причем, Вы на 100% будете уверены, что документ доставлен, ведь в сервисе есть статусы, по которым вы можете увидеть, на каком этапе находится документ. Более того, вы сможете надежно хранить документ на платформе.

Сервис ЭДиН дает возможность в пару кликов подписать любое количество файлов любого формата, гарантирует их моментальную доставку контрагенту с подтверждением доставки. В сервисе можно хранить как исходящие, так и входящие письма.

При помощи ЭЦП можно подписать документы с любого места в любое время и сразу же отправить на подписание партнеру или контрагенту.

Не обязательно, чтобы ответственное лицо находилось в офисе, не нужно печатать бумаги, идти на почту или отправлять пакет с курьером. ЭДиН упрощает документооборот, облегчает работу персоналу и ускоряет многие бизнес-процессы.

Электронный документ заверяется при помощи ЭЦП - "флешки", которая есть уже почти во всех фирмах, либо мобильной ЭЦП, которая сегодня набирает популярность. 

Сервис ЭДиН - единственный сервис, решения которого с использованием электронно-цифровой подписи полностью соответствуют нормативно-правовой базе Республики Беларусь.

Деловые встречи и переговоры в онлайн-режиме.

Пресс-конференции, презентации товаров или услуг, обсуждение условий сотрудничества, - все эти моменты можно перенести в онлайн-формат. Для этого можно использовать те же сервисы, что и для проведения онлайн-собраний с персоналом – Скайп, Телеграмм либо другие мессенджеры или приложения.

Обучение работников.

Мир не стоит на месте. Все движется, все меняется. И оставаться на плаву помогает обучение, повышение квалификации персонала. Сегодня практически все организаторы тренингов и курсов уже перешли в виртуальный мир. Поэтому при дистанционном доступе можно легко учиться и осваивать новые грани бизнеса.