Несколько мифов о ЭДО или Почему не стоит бояться прогресса?

Автор статьи

Вера Харитончик

Руководитель проекта

Современные технологии электронного документооборота позволяют оптимизировать работу любого предприятия или компании, улучшить основные показатели и повысить продуктивность. Но почему-то не все готовы пользоваться технологическими благами. Многие организации с опаской поглядывают на ЭДО, веря в допотопные мифы и легенды вокруг этого явления.

Миф 1  Электронный документ – это дубликат. 

Мысль в корне ошибочна. Сегодня юридическая сила и суть электронных документов полностью соответствуют возможностям аналогичных печатных документов. Электронный документ – одна из разновидностей документов в электронном виде. 

Электронный документ – документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность, которые подтверждаются путем применения сертифицированных средств электронной цифровой подписи с использованием при проверке электронной цифровой подписи открытых ключей организации или физического лица (лиц), подписавших этот электронный документ (статья 1 Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З “Об электронном документе и электронной цифровой подписи”). 

Юридическая сила электронного документа определяется тем, что ЭЦП позволяет идентифицировать организацию, ИП или физлицо, которое подписало документ, а также обеспечивает целостность и подлинность такого документа (ст. 23, ст. 25, ст. 26 Закона об электронном документе и 

ЭЦП). 

Миф 2  Не все бумаги можно отправлять онлайн. 

Используя ЭДиН, Вы можете обмениваться всеми типами электронных документов: счета, акты, договоры, накладные, приказы, трудовые договоры и т.д.

Миф 3  Электронный документооборот – это сложно! 

Алгоритмы работы с ЭДиН очень просты, поэтому разобраться с тем, как создать электронный документ, загрузить и отправить его, сможет любой сотрудник даже без специальных знаний. 

Миф 4  Бумажные документы всегда под рукой. 

Работать с бумажными документами, безусловно, привычнее, но уж точно не удобнее. И вы сами в этом убедитесь, когда увидите, как хранить электронные документы в библиотеке ЭДиН. Систематизация и поиск электронных бумаг значительно проще, ведь есть система фильтров, возможность сгруппировать файлы по папкам.

Миф 5  Государственные учреждения требуют только печатные документы. 

Согласно законодательству Республики Беларусь и многих других стран онлайн бумаги имеют полную юридическую силу, правила ЭДО прописаны и заверены на государственном уровне. Поэтому сегодня существует полное признание электронных документов всеми учреждениями, предприятиями, налоговыми службами и аудиторскими компаниями.