Основные задачи кадрового документооборота, которые предстояло решить в рамках проекта:
Необходимо было оптимизировать и автоматизировать
документооборот с сотрудниками, которые работают дистанционно и/или находятся в разных регионах страны.
Перевести в электронный формат все должностные инструкции,
ознакомление с ними и их подписание сотрудниками.
Облегчить процессы по переводам/перемещениям сотрудников, изменениям условий труда, увольнениям.
Вести базу данных о всех сотрудниках, а также о военнообязанных сотрудниках организации с возможностью формирования отчетов для военкомата.
Своевременно формировать все необходимые отчеты по персоналу.
РЕШЕНИЕ
В середине ноября 2023 года начали работу по внедрению КЭДО в компании.
Сотрудники центрального офиса, где непосредственно и находится центр управления кадровой службой,
подключились к системе первыми и быстро освоили технологию КЭДО. В ходе реализации проекта были настроены
типовые маршруты движения кадровых документов. Заявления, должностные
инструкции, а также локально-правовые нормативные документы подписываются электронными
подписями и хранятся не на бумаге, а в электронном архиве.
Дополнительно эксперты ЭДиН настроили интеграцию с 1С, благодаря чему специалист по кадровому учету имеет возможность
подписывать кадровые документы прямо в интерфейсе 1С без переключения между программами.
Полный цикл операций кадрового делопроизводства осуществляется в одном окне, весь
набор документов по каждому сотруднику можно получить одним кликом мыши. Настроена гибкая
система уведомлений и моментальная регистрация личных кабинетов сотрудников.. Заказчик получил скорость и удобство в работе.
Для ускорения работы с электронными документами для сотрудников компании установили личный
кабинет сотрудника, с помощью которого он может подать заявление, например, на отпуск, подписать
любые кадровые документы удаленно.
Процесс внедрения занял полтора месяца. Специалисты ЭДиН на протяжении всего внедрения и настройки сервиса консультировали,
подсказывали и максимально развернуто отвечали на все вопросы клиента.
РЕЗУЛЬТАТЫ, КОТОРЫЕ ПРИНЁС ПЕРЕХОД НА КЭДО
Благодаря КЭДО кадровые процессы в компании занимают в разы меньше времени.
Шаблоны типовых кадровых документов уже загружены в сервис ЭДиН КЭДО,
личные данные сотрудников также не нужно вводить вручную благодаря автоматической загрузке.
В результате специалист по кадрам может за несколько минут сформировать и отправить на
подпись приказ сотруднику, ноходящемуся в другом городе.
Сейчас компания “Завод Бульбашъ” подписывает с помощью КЭДО часть кадровых документов.
Подписание происходит день в день. Со стороны кадровой службы были отмечены ключевые
результаты проекта – это сокращение ручной работы при приеме на работу новых сотрудников,
сокращение времени на подписание документов, сокращение затрат на формирование, печать и
передачу документов, исключение потери документов при пересылке или неправильно заполненных документов.