Все, что вы хотели знать о работе ЭЦП

Автор статьи

Вера Харитончик

Руководитель проекта

Отправили клиент договор по почте, а он так и не дошел до получателя? В документе обнаружилась ошибка и теперь нужно заново все переделывать и отправлять контрагентам? Всех этих неприятностей можно избежать, если перевести документооборот компании в электронный вид. Тем более что при наличии ЭЦП любые операции с документацией реализуются в цифровом виде ровно так же, как и в случае с их бумажными аналогами.

Что такое ЭЦП?

ЭЦП РБ - электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предоставляющий возможность исключить вероятность подделки документов, путем своевременного обнаружения фальсификации данных. 

Подписание договора ЭЦП - гарантия того, что вы получите подлинный электронный документ с той же юридической силой, что и бумажный аналог, заверенный печатью и рукописной подписью.

Работа с ЭЦП обеспечивает пользователю возможность:

• проконтролировать целостность электронного документа - ЭЦП вычисляется на основании исходного состояния файла и соответствует только конкретной его редакции. В случае случайного или намеренного изменения документа подпись теряет свою юридическую силу и становится недействительной;
• защитить данные от подделок и фальсификаций - в 99% случае подделывание электронных данных является нецелесообразным ввиду оперативности выявления фальсификаций;
• подтвердить авторство документа - создание корректной подписи возможно лишь при наличии специального закрытого ключа, доступ к которому имеет исключительно владелец подписи.

Принцип работы ЭЦП

ЭЦП имеет универсальный характер и может использоваться для заверения всех видов документов: накладных, отчетов, договоров, актов сверки и т.д.

Использование ЭЦП при подписании электронной документации актуально с целью:

• заверения содержания документа;
• подтверждения целостности данных;
• принятия ответственности, определенную договором и т.д.

Кто может пользоваться ЭЦП?

ЭЦП могут применять:

• Ответственные за передачу документации сотрудники компании. Как правило, этим занимается главный бухгалтер, руководитель организации либо начальник кадрового отдела. Поскольку шифр ЭЦП уникален, использовать его может только один человек. В случае смены сотрудника предыдущая подпись отзывается и создается новая.
• Индивидуальный предприниматель, которому необходимо вести регулярную отчетность о проделанной работе.
• Любое физлицо, применяющее ЭЦП для решения бытовых и рабочих вопросов.

Возможности ЭЦП в бизнес-пространстве

Владелец ЭЦП подписи может использовать реквизит в различных целях. К примеру, ЭЦП открывает такие возможности:

• подавать налоговые декларации;
• уплачивать налоги и получать данные об имеющихся пенях и переплатах;
• составлять отчеты в Фонд социальной защиты населения, Белгосстрах и прочие государственные органы;
• работать с электронными счет-фактурами
• использовать сервис ЭДиН для работы с электронными документами.

В свою очередь физлица могут применять подпись для заверения договоров, оформление кредитов, получения страховки, совершения сделок купли-продажи, для подписания документов с использованием сервиса ЭДиН.  

Стоит отметить, что физические лица активно начинают пользоваться возможностями электронной подписи ЭЦП.