Пн - Пт: 09:00 - 17:30

+375 44 727 22 00 +375 17 336 61 00
Главная
Блог
Целостность и сохранность электронной документации для безопасности бизнеса

Целостность и сохранность электронной документации для безопасности бизнеса

Вера Харитончик

Специалист по электронному документообороту


Большинство прогрессивных компаний уходит от бумажного документооборота, одной из причин является то, что бумажный документооборот не обеспечивает надежную организацию хранения. 

Юридическая значимость электронного документа, как мы знаем из закона об электронном документообороте и электронно-цифровой подписи, приравнивается к ценности бумажного только в таком случае, если:

  • Соблюдены все правила оформления и документ заверен электронно-цифровой подписью с действующим сертификатом открытого ключа.
  • Указаны обязательные реквизиты (название, форма документа, дата составления и подписи, полное название предприятия, ответственные должностные лица, реквизиты компании, заверенная подпись).
  • Учтен порядок хранения электронных документов, их передачи и предоставления по запросу.

Существует несколько вариантов хранения документов в электронном виде. Рассмотрим их ниже.

Электронные документы: передача и хранение.

Есть несколько вариантов электронного хранения документов на предприятии:

1. Физические носители: флешка, диск, карта памяти. Преимущества: легко транспортировать, удобно передавать носитель непосредственно тому, кому необходим доступ к документу. Недостаток: это самый ненадежный способ - носители устаревают и ломаются.

2. Локальный компьютер. Преимущества: можно настроить открытый доступ определенным сотрудникам, быстрый поиск. Недостаток: со временем архив увеличивается, может банально закончиться место. Также при сбое ПК может быть утеряна ценная информация.

3. Хранение электронных документов в облачных сервисах ЭДО технологии ЭДиН. Это наиболее удобная и прогрессивная система хранения электронных документов. Преимущества: ваш документ всегда под рукой и Вы сможете найти его за считанные минуты.

Важно!

Правила хранения электронных документов предполагают создание базы данных.

Используя наш облачный сервис ЭДиН, пользователи могут быть уверены, что документы надежно и безопасно хранятся на облаке.

Заказать бесплатную демонстрацию работы сервиса ЭДиН

оценок

Написать комментарий

ЭДиН OOO "Электронные документы и накладные" 2015-2019