Особенности работы с электронными накладными.

Автор статьи

Вера Харитончик

Руководитель проекта

Постановление № 12/76/42/20 является основной законодательной базой, регулирующей выпуск и документальный оборот электронных накладных. Документом определен формат, структура и механизм функционирования и установлены правила заполнения электронных накладных.

Что такое электронная накладная?

Электронная накладная представляет собой документ в цифровом формате, который создается в электронном виде и заверяется цифровой подписью (ЭЦП). 

В зависимости от содержания информации документ может быть представлен:

1. товарно-транспортной накладной (ЭТТН);
2. товарной накладной (ЭТН);
3. электронным сообщением, составляемым по утвержденной форме с целью обмена или обработки данных (использование ЭЦП определяется в зависимости от степени важности документа). 

Все виды перечисленных документов могут быть приняты и отправлены только через аттестованного EDI-провайдера.

Документооборот электронных накладных.

Принятие или передачу ЭТН, ЭТТН контрагенты могут осуществлять через электронную платформу, предоставляемую EDI-провайдером. Алгоритм действий указан в п.4, подп. 1.3 Постановления № 12/76/42/20, а также п. 1 Постановления № 940. 

Провайдер EDI.

Electronic Data Interchange (EDI) – организованный механизм электронного обмена информацией. EDI включает стандарты и международные образцы по передаче цифровых данных между участниками экономической деятельности. Функционирование EDI четко регламентировано, предусматривает обмен данными в предписанном законом формате.

EDI-провайдер является легализованным и аттестованным оператором. Это резидент Республики Беларусь, имеет юридический статус. 

Аттестация провайдера проводится согласно п.23 подп.23.13 Единого перечня административных процедур.

Контрагентами, участвующими в передаче электронных документов установленного формата могут быть:

1. получатель груза;
2. отправитель груза;
3. EDI-провайдер;
4. транспортный перевозчик, заключивший договор участия в электронном документообороте.

Перечень и данные о провайдерах есть в открытом доступе для физических и юридических лиц на официальном сайте Межотраслевого научно-практического центра систем идентификации и электронных деловых операций.

Регистрация выдачи и перемещения ЭТН, ЭТТН производится по каждому отдельному документу. 

Процедура регулируется п. 5 Постановления № 12/76/42/20.

Передача и получение электронных накладных.

Передача электронной накладной совершается в момент поступления контрагенту уведомления от провайдера о совершении процедуры получения. Фактом получения является присланное оповещение от провайдера грузоотправителю о том, что грузополучатель принял электронную накладную (подп.6, подп.7 Постановления 12/76/42/20).

ЭТН, ЭТТН имеют одинаковую правовую силу, как ТТН-1 и ТН-2. Электронные документы являются обоснованием для списания или постановки на учет товарно-материальных ценностей участниками экономической деятельности.

Как работает электронная накладная на практике?

Каждый четверг в 10-00 проходит презентация работы сервиса ЭДиН, где Вы можете посмотреть на реальных кейсах обмен электронными накладными между контрагентами.