Электронный документооборот (ЭДО): грамотная реализация новых технологий

Автор статьи

Вера Харитончик

Руководитель проекта

Электронным документооборотом (ЭДО) называется совокупность автоматизированных процессов, которые позволяют обмениваться документами в электронном виде. Таким образом, реализуется концепция безбумажного делопроизводства. Электронный документооборот используют как между двумя разными организациями, так и внутри одной компании. Более того уже сегодня, используя наш сервис, можно организовать обмен электронными документами с контрагентами, сотрудниками и физическими лицами.

Основные принципы электронного документооборота

Чтобы дать определение электронному документообороту в наиболее полном формате, необходимо понимать, какие основные задачи решает документооборот в электронном виде.

К ним относят:

1. Обмен всеми типами электронных документов.
2. Создание электронных документов.
3. Мгновенную и гарантированную доставку электронных документов. контрагентам, сотрудникам, физическим лицам.
4. Подписание электронных документов электронно-цифровой подписью.
5. Надежное хранение электронных документов.
6. Согласование электронных документов.
7. Работа с черновиками.
8. Радикальное снижение затрат в организации.
9. Повышение эффективности работы с документами.
10. Автоматизацию бизнес-процессов.

Основные свойства систем электронного документооборота: главные аспекты

Понятие системы электронного документооборота (СЭД) подразумевает под собой программное обеспечение, которое предусматривает работу с электронными документами на каждой стадии их жизненного цикла. 

СЭД может иметь следующие свойства:

• Открытость. Некоторые СЭД имеют возможность расширения своего функционала, а также улучшения работы. Это происходит из-за модульного принципа, который разрешает СЭД работать со сторонними приложения (их могут разработать сторонние производители ПО).
• Хранение документов. Все документы в СЭД хранятся согласно иерархическому принципу. Но при этом один и тот же документ может находиться в разных папках. Любой электронный файл в системе имеет свои уникальные атрибуты (имя, автор, время создания и т.д.). Хранятся атрибуты в карточке, которая связана с документом.
• Маршрутизация документов. Системы документооборота используют два типа маршрутизации: свободная, жесткая. При свободной маршрутизации любой пользователь системы имеет право изменять или задавать другой маршрут для документа. Если установлена жесткая маршрутизация, то пользователь не может менять маршрут, т.е. параметры последнего уже заданы системой.
• Разграничение прав доступа. В системе пользователь может иметь различные права, которые зависят от его должности или других факторов. Права доступа могут быть разные: создание, редактирование, удаление, чтение документа.