Что такое СЭД (электронный документооборот)?

Автор статьи

Вера Харитончик

Руководитель проекта

Система электронного документооборота (СЭД) имеет вид многофункционального программного обеспечения, предназначенное для работы с документами на всех этапах их жизненного цикла (создания, редактирование, хранение). Также система автоматизации делопроизводства автоматизирует сквозные бизнес-процессы, которые имеют отношение к передвижению документов.

Главные особенности СЭД

СЭД документооборот на сегодня представляет собой комплексный и многофункциональный продукт, который способен решить множество вопросов в компании. Цели электронного документооборота имеют очень широкий спектр. Благодаря внедрению СЭД компания выходит на новый уровень работы из-за таких аспектов:

• Создание одной информационной среды для работы с документами. Организуется процесс создания и перемещения внутрифирменной документации в электронном виде.
• Стандартизация работы с каждым отдельным документом. СЭД позволяет максимально оперативно установить правила для делопроизводства и при необходимости оперативно их менять на всех уровнях.
• Значительное облегчение контроля над разными документопотоками. При этом очень просто увидеть, соблюдаются ли регламенты компании или нет.
• Обработка внешних нормативно-распорядительных документов и поступающей корреспонденции.
• Организация эффективных взаимоотношений с клиентами и партнерами. Особенно это важно для структур, работающих с большим количеством контрагентов.

Преимущества СЭД

Системы электронного документооборота постоянно развиваются, благодаря чему на сегодня имеют большой список преимуществ:

• снижение количества ежедневных временных затрат на ежедневную работу с документами – все действия осуществляются в виртуальной среде в быстром темпе;
• повышение прозрачности всех бизнес-процессов в компании, т.к. документопоток очень просто отслеживается и проверяется;
• обеспечение высокого уровня защиты благодаря настройке прав доступа для каждого сотрудника;
• увеличение дисциплины среди сотрудников и скорости выполнения работы, что связано с возможностью для руководителя мгновенно увидеть конечный и промежуточный результат;
• быстрое внедрение среди сотрудников при грамотной организации всего процесса;
• повышение конкурентных преимуществ у компании, которая не только знает, что такое СЭД электронный документооборот, но и внедряет его в бизнес-процессы.