Резидент Парка Высоких Технологий

Пн - Пт: 9:00 - 17:30

+375 44 727 22 00 +375 17 336 61 00 Проверить ЭЦП Техподдержка
Главная
Блог
Организация эффективного обмена документами внутри компании

Организация эффективного обмена документами внутри компании

Вера Харитончик

Специалист по электронному документообороту

Грамотная организация внутреннего документооборота помогает автоматизировать обмен данными между отдельными работниками и целыми филиалами предприятия, улучшить контроль, построить эффективную систему согласования документов, уменьшить операционные издержки.

С помощью современных сервисов можно сформировать общую базу данных и синхронизировать информационные потоки из ERP, CRM, внутренних порталов, архива, СЭД, ECM и скан-станций. При этом персонал будет работать с простым и понятным интерфейсом.

ЭДиН предлагает услуги по переводу всех бумаг в форму электронных документов, внедрению и настройке эффективного электронного документооборота внутри компании.

Преимущества использования внутреннего ЭДО.

Использование документов в электронной форме 2020 позволяет:

  • Экономить время. Не нужно тратить время на доставку документов почтой или курьером. Отправить контракт в форме электронного документа можно теперь, используя сервис ЭДиН.
  • Быстро получать ответ. Ответ в форме электронного документа приходит мгновенно.
  • Работать с удобством. Обмениваться документами, получать доступ к общей базе можно из любого места.
  • Уменьшать уровень конфликтности. Постоянное ожидание нужных бумаг, частые потери документов, длительные поиски, - все это негативно отражается на психологическом состоянии персонала. А внедрение внутреннего ЭДО решает все эти проблемы.

Что дает использование внутреннего ЭДО компании:

  • Повышение производительности персонала. Благодаря ЭДО время и усилия, которые сотрудник компании раньше тратил на поиск нужных бумаг, их подписание, передачу другим работникам, могут быть направлены на более важные задачи бизнеса.
  • Актуальность и законность. В системах электронного документооборота законодательная база постоянно обновляется, как и электронные формы бланков документов. Как только выходят новые требования, они внедряются в систему.
  • Надежность и точность. При использовании современных систем ЭДО минимизируется вероятность появления ошибки в документах из-за минимизации человеческого фактора.
  • Экономия затрат. Для создания электронных форм документов не нужна бумага, краски для принтера и другие расходники. Компании нужно меньше закупать канцелярские принадлежности, что снижает затраты.

Чтобы максимально ощутить все преимущества от перехода на ЭДО, нужно выбрать подходящий сервис.

ЭДиН: Бизнес без бумаг – передовое решение для внутреннего документооборота.

ЭДиН – это сервис электронного документооборота, который предлагает пользователям массу полезных функций. Он упрощает работу персоналу, ускоряет многие бизнес-процессы, снижает затраты компании и повышает эффективность бизнеса. Подписанный с двух сторон с использованием ЭЦП договор в форме электронного документа имеет аналогичную юридическую значимость, что и на бумаге, поэтому проблем с проверками не возникнет.

Уже сегодня в нашем сервисе ЭДиН есть возможность автоматизации внутреннего документооборота компании. Это стало возможно благодаря совокупности инструментов, которые позволили нам создать продукт ЭДиН: Бизнес без бумаг. Активно в новом продукте задействованы модуль ЭДиН:ЭДО для 1С, DocuDrive.

Важно!

Сотрудники смогут заключать любые соглашения с организацией, в которой работают, такие как заявления на отпуск, трудовые договоры и прочее в форме электронного документа подписанного электронными цифровыми подписями с двух сторон:

1. Со стороны уполномоченного работника организации (например, бухгалтера).

2. Со стороны сотрудника.

Таким же образом сотрудник может написать и отправить на отпуск заявление в форме электронного документа. ЭДиН поддерживает технологию встраивания электронно-цифровой подписи во внутреннюю систему документооборота.

Применение внутреннего документооборота на практике.

Для примера рассмотрим вариант, когда сотрудник работает в офисе в Минске, а основной офис, где находится бухгалтерия, размещен в Бресте.

Последовательность процесса:

  • Сотрудник имеет учетную запись в нашем сервисе ЭДиН. У него есть мобильная ЭЦП на sim в мобильном телефоне. Он пишет заявление на отпуск, подгружает его на нашу платформу в формате PDF, подписывает мобильной ЭЦП и отправляет бухгалтеру своего предприятия.
  • Бухгалтер получает уведомление на электронную почту о том, что сотрудник предприятия прислал заявление на отпуск. Заходит в свой кабинет на нашем сервисе, получает заявление и подписывает его, используя компьютерный интерфейс. Таким образом, сотруднику не нужно приезжать и писать заявление.

Это лишь один из примеров использования ЭДО внутри компании. С его помощью реально заключение договора в форме электронного документа при приеме на работу удаленных работников, подписание накладных между филиалами и т.д.

Не верите, что это возможно? Тогда скорее записывайтесь на онлайн демонстрацию возможностей нашего нового продукта ЭДиН:Бизнес без бумаг!

оценок

Написать комментарий

ЭДиН OOO "Электронные документы и накладные" 2015-2019