Организация эффективного обмена документами внутри компании

Автор статьи

Вера Харитончик

Специалист по электронному документообороту

Грамотная организация внутреннего документооборота помогает автоматизировать обмен данными между отдельными работниками и целыми филиалами предприятия, улучшить контроль, построить эффективную систему согласования документов, уменьшить операционные издержки.

С помощью современных сервисов можно сформировать общую базу данных и синхронизировать информационные потоки из ERP, CRM, внутренних порталов, архива, СЭД, ECM и скан-станций. При этом персонал будет работать с простым и понятным интерфейсом.

ЭДиН предлагает услуги по переводу всех бумаг в форму электронных документов, внедрению и настройке эффективного электронного документооборота внутри компании.

Преимущества использования внутреннего ЭДО.

Использование документов в электронной форме 2020 позволяет:

• Экономить время. Не нужно тратить время на доставку документов почтой или курьером. Отправить контракт в форме электронного документа можно теперь, используя сервис ЭДиН.
• Быстро получать ответ. Ответ в форме электронного документа приходит мгновенно.
• Работать с удобством. Обмениваться документами, получать доступ к общей базе можно из любого места.
• Уменьшать уровень конфликтности. Постоянное ожидание нужных бумаг, частые потери документов, длительные поиски, - все это негативно отражается на психологическом состоянии персонала. А внедрение внутреннего ЭДО решает все эти проблемы.

Что дает использование внутреннего ЭДО компании:

• Повышение производительности персонала. Благодаря ЭДО время и усилия, которые сотрудник компании раньше тратил на поиск нужных бумаг, их подписание, передачу другим работникам, могут быть направлены на более важные задачи бизнеса.
• Актуальность и законность. В системах электронного документооборота законодательная база постоянно обновляется, как и электронные формы бланков документов. Как только выходят новые требования, они внедряются в систему.
• Надежность и точность. При использовании современных систем ЭДО минимизируется вероятность появления ошибки в документах из-за минимизации человеческого фактора.
• Экономия затрат. Для создания электронных форм документов не нужна бумага, краски для принтера и другие расходники. Компании нужно меньше закупать канцелярские принадлежности, что снижает затраты.

Чтобы максимально ощутить все преимущества от перехода на ЭДО, нужно выбрать подходящий сервис.

ЭДиН: Бизнес без бумаг – передовое решение для внутреннего документооборота.

ЭДиН – это сервис электронного документооборота, который предлагает пользователям массу полезных функций. Он упрощает работу персоналу, ускоряет многие бизнес-процессы, снижает затраты компании и повышает эффективность бизнеса. Подписанный с двух сторон с использованием ЭЦП договор в форме электронного документа имеет аналогичную юридическую значимость, что и на бумаге, поэтому проблем с проверками не возникнет.

Уже сегодня в нашем сервисе ЭДиН есть возможность автоматизации внутреннего документооборота компании. Это стало возможно благодаря совокупности инструментов, которые позволили нам создать продукт ЭДиН: Бизнес без бумаг. Активно в новом продукте задействованы модуль ЭДиН:ЭДО для 1С, DocuDrive.

Применение внутреннего документооборота на практике.

Для примера рассмотрим вариант, когда сотрудник работает в офисе в Минске, а основной офис, где находится бухгалтерия, размещен в Бресте.

Последовательность процесса:

• Сотрудник имеет учетную запись в нашем сервисе ЭДиН. У него есть мобильная ЭЦП на sim в мобильном телефоне. Он пишет заявление на отпуск, подгружает его на нашу платформу в формате PDF, подписывает мобильной ЭЦП и отправляет бухгалтеру своего предприятия.
• Бухгалтер получает уведомление на электронную почту о том, что сотрудник предприятия прислал заявление на отпуск. Заходит в свой кабинет на нашем сервисе, получает заявление и подписывает его, используя компьютерный интерфейс. Таким образом, сотруднику не нужно приезжать и писать заявление.

Это лишь один из примеров использования ЭДО внутри компании. С его помощью реально заключение договора в форме электронного документа при приеме на работу удаленных работников, подписание накладных между филиалами и т.д.