Система электронного документооборота в организации

Автор статьи

Вера Куницкая

Директор

Ежегодно все больше организаций переходит на электронный документооборот (ЭДО), т.к. многие виды отчетности принимаются исключительно в виртуальном виде. Дополнительно электронный документооборот в организации имеет множество преимуществ, и контрагенты постепенно переходят на электронный поток информации. Это позволяет оставаться конкурентоспособным и соответствовать тенденциям времени.

Какие возможности электронного документооборота для организации?

Перевод организации на электронный документооборот значительно увеличивает ее возможности, предлагая множество удобных функций. К ним можно отнести:

• полный перевод делопроизводства в электронный вид – документы создаются, хранятся и перемещаются в специальной электронной среде;
• входящая и исходящая информация также поступает в электронном виде и гораздо проще обрабатывается;
• легкое контролирование движения документации, делая его более точным и полным;
• электронный документооборот внутри организации позволяет создать единую информационную среду, объединив многочисленные аспекты деятельности;
• возможность проведения детального анализа рабочего процесса компании в режиме онлайн, что позволяет принимать мгновенные управленческие решения.

При выборе сервиса электронного документооборота учитывается уже существующая схема документооборота в организации для более простой адаптации.

Как происходит организация электронного документооборота на предприятии?

Внедрение электронного документооборота в организацию позволяет оптимизировать бизнес-процессы и ускорить принятие важных внутренних решений. Для этого необходимо выполнить следующие шаги:

1. Выбрать надежного провайдера и систему ЭДО. Электронная система документооборота в организации начинается с выбора провайдера, посредством которого будет проводиться обмен документами. .
2. Разработка инструкций. Это важный шаг при переходе на электронный документооборот. Инструкция должна содержать перечень правил работы с электронными документами, шаги их создания, подписания, сроки хранения.
3. Обучение сотрудников. Важный шаг, во время которого каждый работник предприятия должен научиться работать с электронными документами и всеми их составляющими, например, электронной подписью. Также следует обучиться созданию документов и взаимодействию с ними.
4. Приглашение контрагентов. Обычно организация работы с электронными документами подразумевает заключение соглашения с контрагентами, определяющее порядок проведения документооборота.

Организация электронной системы управления документооборотом достаточно быстрый процесс.