Тенденции развития электронного документооборота

Автор статьи

Вера Харитончик

Руководитель проекта

Время диктует новые правила и формирует новую модель поведения. Это касается и деятельности компаний, которые вынуждены изменяться и подстраиваться под современный лад в эпоху пандемии. Необходимость концептуально менять режим работы коснулся даже тех фирм, которые морально не готовы были, сомневались и даже боялись пробовать удаленную работу сотрудников. Сегодня бизнес вынужден перейти и освоить электронный документооборот.

Особенности управления документами.

Карантинные мероприятия, меры по предупреждению распространения вирусов отразились на формировании первоочередных приоритетов в работе системы электронного документооборота. Если еще 6 месяцев назад упор делался на искусственный интеллект и емкостные базы данных, то в настоящее время ключевыми стали иные факторы. 

Анализ требований клиентов показал главные тенденции:

1. Система электронного документооборота стремительно внедряется в бизнес-процессы компаний, предприятий. Наблюдается активная работа по изменению формы управления процессами нижнего уровня с целью повышения их эффективности. Эпидемиологическая ситуация повлияла на ускорение данного процесса.

2. Сервис электронного документооборота (ЭДО) является ключевым рычагом в организации работы. Для достижения эффективности операций нижнего уровня крайне необходим ЭДО, который решает все поставленные задачи на этом этапе.

3. Тенденция перехода всех контрагентов и государства на электронный документообмен. Еще недавно для многих предприятий преградой перехода на обмен электронными документами была несовершенная законодательная и нормативная база. Сегодня для перехода созданы все условия: технические мощности, технологические возможности и полностью прописанный регламент обмена первичными финансовыми документами.

Готовность всех систем к ЭДО.

Например, 1С:Предприятие 8 - конфигурация, поддерживающая возможность осуществления электронного документооборота, обмена информацией между контрагентами. Совместно с нашим модулем ЭДиН:ЭДО для 1С эта задача решается быстро для любой бизнес-сферы.

Эффективность, преимущества использования системы обмена электронными документами

Положительные стороны перехода на обмен электронными документами с компаниями-партнерами:

1. Сокращение издержек. Ежемесячно понесенные небольшие затраты в течение года накапливаются в крупную сумму. В долгосрочной перспективе исключение этого пункта расходов отразится на общей экономии бюджета.

Какие затраты получится минимизировать?

• Оплата курьерской службе за услуги доставки документации.

• Расходы на покупку канцелярских товаров (ручки, бумага, краски и картриджи для печатно-копировальной техники).

• Трата средств на аренду/содержание площадей, отведенных под архивы, требующие согласно действующих норм длительного хранения. В случае выбора ЭДО объемы документации значительно уменьшаются благодаря переходу в электронный формат.

2. Повышение эффективности работы компании. Поиски и передача документов ускоряются в сотни раз в сравнении с классической моделью документооборота. В отличие от отправки писем по почте или курьером электронный канал облегчает задачу и минимизирует временные затраты.

3. Упор на защите информации. Для любой фирмы, корпорации является первостепенной задачей не допустить утечку информации, тем самым повысить конкурентное преимущество. Многоуровневая защита сертифицированных электронных каналов связи на 100% справляется с этим вопросом. Отправка конфиденциальной, секретной информации абсолютно безопасна.

4. Автоматизация рутинных операций. Выполнение приема/отправки документов в электронном виде позволяет автоматизировать большинство процессов и операций делопроизводства. К ним относятся однотипные задачи по обработке первичных документов и дальнейшему их распределению. Такой подход позволит руководителям отделов направить рабочий ресурс на выполнение более значимых задач компании, при этом сэкономив много времени.

Эффективность ЭДО в цифрах.

Экономические выгоды от ЭДО заключаются не только в экономии на материалах (бумага, содержание принтера) и услугах почты, курьера. 

Приблизительные расчеты эффективности сокращения заработной платы:

Пример:

Исходные данные:

 - норма рабочего времени за 12 месяцев — 1970 часов;

- средняя заработная плата штатного сотрудника в месяц/год — 1 000/12000 рублей

- затраты на оплату 1 рабочего часа — 6 рублей;

- количество сотрудников – 200 человек.

Средний показатель времени, которое персонал тратит на обработку документации, составляет 50% от всего рабочего дня. Стоимость выполнения должностных обязанностей, связанных с бумажным документооборотом, равна: 12 000 * 50% * 200 = 1 200 000 рублей.

При условии установки модулей ЭДО, интеграции автоматизированного электронного документооборота наблюдается эффективная оптимизация работы персонала на 20%. Проведя расчеты, видно, что общие экономические выгоды от перехода равны 960 000 рублей. Показатель демонстрирует экономию только от снижения затрат времени на работу с документами!

Помимо перечисленных преимуществ принятия нового режима обмена электронной информацией, есть ряд важных плюсов для компаний, организаций и предприятий:

• увеличение скорости операций, связанных с поиском, передачей, принятием документов, включая процесс их восстановления при утере или порче;

• снижение себестоимости услуг, связанных с выдачей документации, что обусловлено быстрой работой сотрудников с электронной информацией (создание, редактирование, поиск, хранение, архивирование);

• достижение высокого качества предлагаемых услуг;

• повышение комфорта и удобства людей, особенно в условиях географической удаленности.

С ЭДО ощущается отсутствие многих ограничений, связанных с материальными, финансовыми и человеческими аспектами.