Порядок организации электронного документооборота

Автор статьи

Вера Куницкая

Директор

Под документооборотом подразумевают постоянное движение документа с момента формирования до реализации цели его создания. Это важный аспект делопроизводства, поскольку влияет на работу всей компании. В современном мире предпринимателей многие уже используют электронный документооборот, способный решить множество проблем и ускорить бизнес-процессы. Однако для максимально эффективной работы новичкам нужно знать, как организовать порядок электронного документооборота.

Организация и этапы автоматизации документооборота

Организацией документооборота называют правила, указывающие, как будет происходить движение документов в компании. Правильная организация позволяет снизить негативное влияние в устроении документационного обеспечения функционирования аппарата управления.

Очень важно понимать основные принципы документооборота:

Постоянное движение документа. Для эффективной работы процесс должен быть оперативным.

Соблюдение порядка прохождения документов одного типа.

Исключение в цепочке движения документов лишних инстанций и правил, которые усложняют путь.

Это все необходимо для максимально оперативного движения и минимальных затрат времени и труда. Именно поэтому многие компании переходят на электронный документооборот.

Порядок организации документооборота в электронном виде:

Необходимо выполнить предпроектное исследование компании, чтобы выбрать наиболее подходящую систему ЭДО. Для этого проводится ревизия документов, процесс их формирования, способы регистрация всей корреспонденции и т.д. Также отслеживают существующие этапы документооборота на конкретном предприятии.

Составление проекта. Это необходимо, чтобы увидеть целостную картину передвижения документов. Также нужно определиться с будущими правами доступа к документам.

Непосредственное внедрение системы ЭДО. Этот путь начинается с разработки и заканчивается тестированием. При положительном результате происходит установка и настройка ПО. Также проводится обучение персонала.

Такие действия позволяют создать максимально эффективную систему для конкретного предприятия, учитывая все стадии документооборота.