Резидент Парка Высоких Технологий

Пн - Пт: 9:00 - 17:30

+375 44 727 22 00 +375 17 336 61 00 Проверить ЭЦП Техподдержка
Главная
Блог
Организация работы с электронными документами для совершенствования бизнеса

Организация работы с электронными документами для совершенствования бизнеса

Вера Харитончик

Специалист по электронному документообороту

Во времена глобальной цифровизации важно внедрять современные технологии во все бизнес-процессы, в том числе документооборот. Многие компании уже давно перешли на работу с электронными документами и только выиграли от этого.

Вот ключевые преимущества облачной работы с документами:

  • Быстрота обработки. Скорость извлечения документов может быть значительно улучшена путем хранения их на компьютерных дисках в хорошо организованной структуре каталогов с сопровождающей поисковой системой.
  • Экономическая выгода. Затраты на использование документов можно сократить, исключив расходы на бумагу, папки, стеллажи и выделенный персонал на обработку архива, а также минимизировав пространство для хранения документов.
  • Многофункциональность. Специальные сервисы, предназначенные для работы и хранения электронных документов, содержат разнообразные функции – от подписания при помощи ЭЦП до одновременной работы нескольких сотрудников с одним ЭД.
  • Безопасность. Безопасность можно повысить с помощью прав доступа, паролей, резервных копий и внешнего хранилища.

Эти преимущества можно получить только путем выбора правильного сервиса ЭДО и соблюдения всех правил работы с электронными документами. 

Порядок работы с электронными документами.

Внедрение системы электронного документооборота состоит из таких этапов:

Создание документов в электронном виде с использованием сервиса ЭДО. Бумажные документы могут быть преобразованы в электронную форму.

Налаживание сотрудничества. Использование процедур извлечения и регистрации позволяет нескольким пользователям работать с документом без перезаписи данных друг друга. Инструменты сервиса ЭДО также позволяют пересылать документы другим пользователям в соответствии с требованиями рабочего процесса.

Организация хранения документов. Документы хранятся на жестких дисках, облаке и ​​съемных носителях различных типов.

Настройка прав доступа. Разным пользователям предоставляются разные права доступа для работы с документами в электронном виде, такие как разрешение на чтение, чтение и запись и т.д.

Получение цифровой подписи. Цифровые подписи подтверждают подлинность документов. 

При работе с электронными документами важно изучить и учитывать актуальное законодательство Республики Беларусь об электронном документообороте.

Особенности работы с электронными документами.

Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 6 февраля 2019 г. № 19 «Об утверждении Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях» утверждает инструкцию по работе с электронными документами в госорганах и других компаниях.

В инструкции четко описаны все правила, касающиеся таких моментов:

1. Подготовка и утверждения проекта цифрового документа.

2. Заверение подписью, регистрация и слежение за исполнением электронных документов.

3. Добавление дел с цифровыми документами в номенклатуру дел.

4. Создание цифровых дел.

5. Организация хранения ЭД в облаке, архиве.

6. Уничтожение ЭД.

Важно!

Сервис электронного документооборота ЭДиН позволяет создавать, подписывать документы ЭЦП, хранить их, обмениваться с контрагентами и сотрудниками.

Это выгодное, безопасное и многофункциональное решение для ускорения и улучшения многих бизнес-процессов в компании.

Более 9 000 компаний присоединились к сервису ЭДиН! Подключайтесь и Вы.

оценок

Написать комментарий

ЭДиН OOO "Электронные документы и накладные" 2015-2019