Организация работы с электронными документами для совершенствования бизнеса

Автор статьи

Вера Харитончик

Руководитель проекта

Во времена глобальной цифровизации важно внедрять современные технологии во все бизнес-процессы, в том числе документооборот. Многие компании уже давно перешли на работу с электронными документами и только выиграли от этого.

Вот ключевые преимущества облачной работы с документами:

• Быстрота обработки. Скорость извлечения документов может быть значительно улучшена путем хранения их на компьютерных дисках в хорошо организованной структуре каталогов с сопровождающей поисковой системой.
• Экономическая выгода. Затраты на использование документов можно сократить, исключив расходы на бумагу, папки, стеллажи и выделенный персонал на обработку архива, а также минимизировав пространство для хранения документов.
• Многофункциональность. Специальные сервисы, предназначенные для работы и хранения электронных документов, содержат разнообразные функции – от подписания при помощи ЭЦП до одновременной работы нескольких сотрудников с одним ЭД.
• Безопасность. Безопасность можно повысить с помощью прав доступа, паролей, резервных копий и внешнего хранилища.

Эти преимущества можно получить только путем выбора правильного сервиса ЭДО и соблюдения всех правил работы с электронными документами. 

Порядок работы с электронными документами.

Внедрение системы электронного документооборота состоит из таких этапов:

Создание документов в электронном виде с использованием сервиса ЭДО. Бумажные документы могут быть преобразованы в электронную форму.

Налаживание сотрудничества. Использование процедур извлечения и регистрации позволяет нескольким пользователям работать с документом без перезаписи данных друг друга. Инструменты сервиса ЭДО также позволяют пересылать документы другим пользователям в соответствии с требованиями рабочего процесса.

Организация хранения документов. Документы хранятся на жестких дисках, облаке и ​​съемных носителях различных типов.

Настройка прав доступа. Разным пользователям предоставляются разные права доступа для работы с документами в электронном виде, такие как разрешение на чтение, чтение и запись и т.д.

Получение цифровой подписи. Цифровые подписи подтверждают подлинность документов. 

При работе с электронными документами важно изучить и учитывать актуальное законодательство Республики Беларусь об электронном документообороте.

Особенности работы с электронными документами.

Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 6 февраля 2019 г. № 19 «Об утверждении Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях» утверждает инструкцию по работе с электронными документами в госорганах и других компаниях.

В инструкции четко описаны все правила, касающиеся таких моментов:

1. Подготовка и утверждения проекта цифрового документа.

2. Заверение подписью, регистрация и слежение за исполнением электронных документов.

3. Добавление дел с цифровыми документами в номенклатуру дел.

4. Создание цифровых дел.

5. Организация хранения ЭД в облаке, архиве.

6. Уничтожение ЭД.