Организация ЭДО на предприятии

Каждое предприятие самостоятельно решает для себя дилемму: электронный документ – бумажный документ. Ряд явных преимуществ ЭДО заставляет все больше и больше компаний отказываться от стопок бумаги в пользу практичности, универсальности и экономии. Перейти на ЭДО достаточно просто. Необходимо сделать всего несколько шагов.

Шаг 1. Разработать порядок документооборота.

Во многих компаниях есть фиксированный порядок приема, регистрации и отправки внутренних или внешних документов. При ЭДО эти алгоритмы сохраняются, но приобретают немного других очертаний. Следует уточнить зоны ответственности сотрудников, правила получения электронных документов и входящей корреспонденции.

Шаг 2. Обучение и консультирование.

После того как специалисты всех отделов знают, кто и за что отвечает, какие документы находятся именно в их сфере работы, стоит провести обучающий тренинг или раздать инструкции. Сервис ЭДиН спроектирован таким образом, что даже не специалист в IT сумеет разобраться с основными принципами работы, интуитивно понять, как создать электронный документ, сохранить его, внести правки, подписать и т.д.

Мнение эксперта

Вера Харитончик

Руководитель проекта

В настоящее время проблемы, связанные с законодательной базой в области обмена первичными документами, полностью решены, и это устраняет барьер к переходу на электронный документооборот.

Шаг 3. Настроить работу в сервисе ЭДиН.

Помимо опции формирования электронного документа, отправки и получения, сервис предоставляет множество возможностей, которые сделают вашу работу продуктивнее:

1. Интеграция с 1С и другими управленческими программами.
2. Мобильная ЭЦП с привязкой к приложению.
3. Совместный доступ к базам документов, множественное подписание.
4. Сервис проверки ЭЦП.
5. Система отслеживания электронных накладных и многое другое.