Обучение электронному документообороту

Автор статьи

Вера Харитончик

Руководитель проекта

Эпоха электронного документооборота – время усовершенствованного, ускоренного и оптимизированного процесса ведения бизнеса. ЭДО позволяет избавиться от “бумажной волокиты” и выйти на современный уровень сотрудничества с партнерами и контрагентами. 

10 причин перейти на ЭДО

Электронный документооборот – это переход на безбумажный способ отображения всех бизнес процессов. Цифровой формат делопроизводства подразумевает создание документации в электронном формате с последующим ее обменом через Интернет. Бесперебойную работу по оформлению и передаче документов обеспечивает система электронного документооборота ЭДиН. 

Главные преимущества перехода:

• Выполнение процедур выдачи, передачи, получения и подписания документов в реальном времени без задержек.
• Получение точных данных о дате и времени оформления каждого документа.
• Легкое отслеживание документации на любой стадии делопроизводства.
• Снижение объемов бумажной работы.
• Повышение производительности труда благодаря отсутствию лишних задач по заполнению документов.
• Сокращение финансовых административных расходов (нет необходимости выделять средства на печать, покупку бумаги, содержание оргтехники).
• Снижение количества ошибок из-за человеческого фактора за счет автоматической проверки вносимой информации.
• Осуществление хранения документов без необходимости выделения архивного помещения.
• Быстрый поиск нужного документа, легкость работы с ним, возможность организации удаленной офисной работы – дополнительные положительные стороны перехода на ЭДО.

Для осуществления подписания применяется ЭЦП, обладающая юридической силой. Цифровая подпись имеет одинаковую правовую силу с выполненной вручную. Документы, выпущенные с использованием ЭДО, соответствуют требованиям налоговых органов, принимаются судом в случае судебных разбирательств.

Необходимость в обучении сотрудников ЭДО

Внедрение на предприятии (организации, фирме) ЭДО связано с выбором варианта системы (масштабный проект с интеграцией данных, веб-продукт), а также с адаптацией сотрудников к новому типу работы. Выбирая сервис ЭДиН, предоставляется не только доступ к сервису, но и комплекс услуг по подбору варианта программы, ее настройки под конкретную специфику деятельности, обучению персонала, консультированию, технической поддержке. Ускорить внедрение ЭДО позволяет обучение сотрудников. 

Обучение помогает:

•  понять технические основы ведения электронного документооборота;
•  разобраться в вопросах формирования и движения цифровых документов;
•  научиться на практике применять инструменты ЭДО;
•  грамотно составлять служебную документацию.

Пройти обучение эксперты ЭДиН рекомендуют подразделениям: бухгалтерии, канцелярии, архиву, отделам стандартизации, службам документационного обеспечения, офис-менеджерам, отделу делопроизводства, секретарям, руководителям. Обучение позволяет оперативно внедрить ЭДО, избежать стресса во время работы с новым форматом документов.

Варианты обучения ЭДО: онлайн по Zoom

Формат обучения в онлайн-режиме удобен для всех категорий работников. Обучение не требует отстранения на несколько часов от работы, перемещения сотрудников в один кабинет. Важное преимущество курсов по ЭДО онлайн – возможность просмотра записанных уроков.

Так как дистанционные курсы требуют внимательности, вебинары, семинары, мастер-классы, лекции, тренинги и онлайн-трансляции имеют формат видео-уроков, доступные в режиме 24/7.

План обучения составляется совместно с клиентом.