IT-решение для бизнеса без бумаг

Электронный документооборот – эффективный способ ускорить все процессы делопроизводства в компании (на предприятии). Внедрение системы электронного документооборота позволяет построить легкую и удобную работу с документацией. Зная, для чего нужна СЭД, ее возможности и преимущества, можно облегчить работу всех подразделений, освободив время на важные задачи развития бизнеса и увеличения прибыли.

Для чего нужна СЭД?

Современная система электронного документооборота - единое информационное поле для централизованного доступа к достоверным корпоративным данным и отображения жизненного цикла каждого документа. С СЭД решаются многочисленные задачи:

1. Хранение – сохранение на облачном сервисе объемных бухгалтерских, финансовых, юридически значимых архивов с быстрым поиском и доступом к ним.
2. Документооборот - перемещение организационных и управленческих документов по защищенным каналам аттестованного провайдера с возможностью их электронно-цифровой подписи, уведомлением о получении адресатом, исполнении.
3. Единая стандартизация – настройка единых шаблонов всех категорий документов для соблюдения установленных на предприятии типовых форм.

СЭД помогает избежать возникновения технических ошибок в составлении документации, финансовой отчетности.

Модуль ЭДиН:ЭДО для 1С - шаг в правильном направлении

Исходя из того, какие процессы поддерживает СЭД, можно выделить главные преимущества системы для отдельных отделов компании.

Для службы документационного обеспечения управления (ДОУ)

• СЭД позволяет сотрудникам службы ДОУ без затрат времени выполнять операции с документами:
• регистрацию согласно нормам, правилам и ГОСТ;
• контроль исполнения;
• хранение с возможностью получения необходимых данных сотрудниками разных звеньев без обращения в канцелярию.

Электронный документ является лучшей альтернативной бумажного носителя, экономя ежегодно крупные суммы на закупке канцелярских товаров.

Для руководителя

Электронный документооборот открывает широкие возможности для сбора информации в реальном времени и ее анализа для принятия взвешенных решений. Автоматизация контроля исполнения исключает срыв сроков исполнительской дисциплины. Выполнив в СЭД вход в систему, управленец может составить любой отчет, получить данные по работе каждой структуры. Благодаря широкому функционалу систему можно настроить под различные управленческие задачи.

Для бухгалтерии

Интеграция с 1С и другими финансово-бухгалтерскими программами позволяет:

• ускорить документообмен между структурными подразделениями, филиалами;
•  предупредить потерю документов;
• осуществлять своевременный учет;
• следить за статусом документов (подписано, выполнено, передано, оплачено);
• работать с первичным бухгалтерским и финансовым архивом;
• проводить сверки, подготавливать отчетность;
• успешно проходить проверки.

Внедрение клиентской базы и настройка каналов связи позволяет отправлять, получать, подписывать накладные, счета-фактуры, акты, договоры от контрагентов, многократно повышая эффективность работы.

Для юриста

• СЭД в юридическом отделе достигает целей:
• быстрый сбор документов для участия в тендерах;
• получение лицензий с последующим контролем окончания срока их действия;
• подготовка ответов на претензии;
• своевременное внедрение в компании изменений нормативной и законодательной базы;
• создание базы договоров;
•  оперативное согласование документации.

Автор статьи

Вера Харитончик

Директор