Хранение электронных документов в сервисе ЭДиН - решение №1 для бизнеса

Автор статьи

Вера Харитончик

Специалист по электронному документообороту

ЭДиН – функциональный и удобный сервис электронного документооборота. Сервис сохраняет все созданные и подписанные документы, поэтому их в любое время можно найти или скачать на портале.

Любой работник, который имеет доступ к базе документов, может с ними ознакомиться прямо с рабочего компьютера. Сохраненные документы можно быстро находить и пересылать по электронной почте или другими способами.

Какую проблему решает сервис ЭДиН?

Создание электронного архива документов решит большинство проблем, связанных с хранением бумаг.

Итак, представьте крупную компанию, которая оказывает услуги по всей Беларуси. За месяц оформляется около 500 актов выполненных работ. Это основные закрывающие документы. И в конце каждого месяца бухгалтерия сталкивается со следующей ситуацией.

Первую половину последней недели месяца бухгалтера работают в режиме печатной машинки, а другую половину - в режиме отправки. После того, как документы распечатали и отправили, важно получить подписанные бумаги обратно, проверить, чтобы все вернулись, и рассортировать их по папкам. В результате создаются огромные архивы документов, которые необходимо куда-то складывать и хранить. Приходится выделять целую комнату на содержание архива и нанимать отдельного работника, который отвечает за сортировку и выдачу документов.

Любая проверка превращается в огромный стресс для всех работников бухгалтерии. Полный рабочий день уходит на то, чтобы предоставить все необходимые бумаги представителям налоговой или другой службы, а затем их снова рассортировать и отправить в архив.

Как хранятся документы в сервисе ЭДиН?

Чтобы создать архив электронных документов, необходимо выполнить такие простые шаги:

1. Зарегистрируйте фирму в сервисе электронного документооборота.

2. Выберите выгодный для компании тарифный план.

3. Получите электронно-цифровую подпись (ЭЦП).

4. Начните обмениваться электронными документами с ЭЦП с контрагентами.

5. Документы хранятся у нас на платформе и Вы всегда имеете к ним доступ.

Преимущества электронного архива документов

Ведение архива при помощи сервиса ЭДиН: Бухгалтерия без бумаг имеет массу достоинств: 

• Простота. Интерфейс сервиса электронных документов ЭДиН простой и интуитивно понятный. Работники бухгалтерии легко разберутся в навигации, функциях и прочих нюансах сервиса.
• Удобство. В сервисе предусмотрен поиск документов по дате, названию, категориям и т.д. Нужные документы можно найти за секунду.
• Выгодность. Компании больше не нужно содержать отдельную комнату для хранения архива и выделять работника на его ведение. Также можно сэкономить на покупке бумаги, папок и других расходных материалов.
• Надежность. Дата центр сервиса ЭДИН базируется на серверах А1 с протоколом S3. Аналогичный уровень защиты использует интернет-магазин Amazon. Эти дата-центры соответствуют стандартам надежности инфраструктуры и оборудования Tier III. Они регулярно обслуживаются, ведется постоянный мониторинг работоспособности. Доступ к архиву электронных документов есть всегда, так как все активное оборудование дублируется – если нет доступа к одному серверу, работает второй.
• Безопасность.
• Целостность документации. При грамотной организации архива случайное удаление документов, фальсификация или изменение невозможны.
• Законность. Архивное хранение электронных документов осуществляется согласно Постановлению Министерства Юстиции Республики Беларусь 6 февраля 2019 г. № 19