Электронный документ между организациями: как это работает?

Автор статьи

Вера Куницкая

Директор

Обмен электронными документами между организациями – актуальный технологичный способ координации партнеров по бизнесу, контрагентов и других лиц, связанных с компанией. 

Как выглядит электронный документооборот между организациями?

Главной частью ЭДО является электронный документ.

Юридически значимые документы в своей структуре имеют:

реквизиты обеих сторон;

подпись отвечающего за отправку документа сотрудника;

соответствие шаблону, который заранее утвержден.

Обмен документами в электронном виде между организациями возможен только после решения регламентных вопросов. Дополнительно следует выполнить такие шаги:

определиться с провайдером, предоставляющим услугу ЭДО;

заключить договор с провайдером;

купить ключ ЭЦП;

выполнить подключение к ЭДО и активировать свою электронную подпись.

Возможно потребуется провести обучение сотрудников, что займет некоторое количество времени.

Обмен документами через ЭДО между организациями будет выглядеть следующим образом:

Создание первичной документации, что можно делать сразу в вашей 1С или сразу в личном кабинете сервиса. Обязательна электронная подпись от отправителя.

Далее работает оператор, предоставляющий услуги ЭДО. Он должен проверить подпись, формат, зафиксировать дату отправки и передать эти данные как получателю, так и отправителю. Только после этого происходит непосредственная отправка документа.

Контрагент может увидеть документ в личном кабинете или в учетной системе. Он его подписывает или отклоняет.

Если контрагенты уже подключены к другой ЭДО, между разными операторами возможно настроить роуминг. Это значительно расширит возможности организации.

Электронный документооборот между юридическими лицами

При налаживании ЭДО между юридическими лицами необходимо заключение соглашения.

В нем должно быть указано:

причина и дата заключения договора, реквизиты сторон;

разъяснение каждого термина;

права и обязанности каждой стороны, порядок разрешения споров;

список документов, которые будут приходить в электронном виде;

период действия соглашения

правила применения ЭЦП и др.