Эффективная организация документооборота с использованием ЭДО

Автор статьи

Вера Харитончик

Специалист по электронному документообороту

Современные технологии прочно обосновались в нашей жизни. Они упрощают многие бытовые и рабочие моменты. Коснулись изменения и документооборота на предприятиях, пример – переход на удаленную работу, автоматизация многих процессов.

Успешные компании уже давно внедрили электронный документооборот, который помогает бизнесу перейти на качественно новый уровень, а именно повысить эффективность документооборота и в целом отказаться от бумаги.

Преимущества электронного документооборота на предприятии, примеры.

Автоматизация и совершенствование документооборота в организации имеет много преимуществ:

• Удобный поиск. Документы хранятся с целью их последующего извлечения при необходимости. Эти потребности могут быть транзакционными, исследовательскими, юридическими или аналогичными.
• Улучшение рабочего процесса. Бизнес-процессы обычно включают передачу документов от компании третьим лицам, от отдела к отделу внутри компании и от человека к человеку в отделе. Несколько человек с различными ролями (такими как создание, проверка, утверждение и отправка) должны будут ссылаться на документ, прежде чем он выполнит свое предназначение. Хорошо спланированное и эффективное перемещение документов может значительно ускорить бизнес-процессы и повысить их качество.
• Соблюдение нормативных требований. Законодательные положения о документообороте в организации часто меняются и довольно сложны. Хороший сервис электронного документооборота поможет обеспечить соблюдение требований к организации документооборота, используя такие средства, как контрольные списки, стандартные формы и автоматическая организация.
• Безопасность документов. Документы могут содержать деловые секреты и другие конфиденциальные данные, такие как формулы продукта или личные данные сотрудников. Если посторонние лица получат доступ к этим документам, это может привести к ущербу для бизнеса или юридическим проблемам. Надежные сервисы ЭДО обеспечивают безопасность и сохранность данных.
• Повышение конкурентоспособности. Улучшая бизнес-процессы, сокращая затраты и предотвращая серьезные потери, сервис ЭДО может активно способствовать конкурентоспособности бизнеса.

Рекомендации по организации документооборота.

Основной документ, который на сегодняшний момент регламентирует порядок документооборота в организации и между организациями - это закон об электронном документообороте и подписи.

ЭДиН – эффективная организация в документообороте хранения документов.

ЭДиН - это сервис электронного документооборота, предназначенный для оптимизации рутинных бизнес-процессов с целью достижения максимальной эффективности. 

С этим сервисом оформление документооборота в организации проходит быстрее, эффективнее и надежнее. 

Основные преимущества ЭДиН, которые выгодно выделяют этот сервис среди аналогов: 

• Обмен электронными документами с ЭЦП с контрагентами в любой точке Республики Беларусь за 7 секунд.
• Внутренний документооборот.
• Полезный функционал. 
• Интуитивно понятный интерфейс. 
• Соответствие актуальному законодательству. 
• Интеграция с любой учетной системой. 
• Поддержка облачных технологий. 
• Удобный поиск и система хранения.
• Прозрачные цены. 
• Круглосуточная помощь и поддержка от разработчиков. 
• Больше возможностей ЭДиН здесь.

ЭДиН – образец эффективного документооборота на предприятии, при помощи которого можно уменьшить временные и финансовые затраты на работу с документами, ускорить обмен документами внутри компании и с внешними партнерами, облегчить труд бухгалтерам.