Автоматизация бизнеса с помощью электронных накладных

Автор статьи

Вера Харитончик

Руководитель проекта

Электронные документы и накладные активно приходят на смену классической бумажной документации. Конкурентоспособность предприятий на рынке Республики Беларуси зависит от готовности компаний переходить на более быструю и удобную работу с документами, которые сопровождают процесс купли/продажи товаров. Электронные накладные в Беларуси непосредственно влияют как на скорость передачи товаров, так и на автоматизацию ведения бухгалтерского учета.

Электронная накладная для автоматизации документооборота.

Основным двигателем современной торговли являются появляющиеся способы автоматизации процессов в компании. Электронная товарная и товарно-транспортная накладная значительно упрощает процесс товарооборота. Электронные документы удобно хранить на облачном сервисе, при этом они не занимают место в офисе и не теряются.

С помощью сервиса обмена документами ЭДиН Вы сможете комфортно и беспроблемно обмениваться электронными транспортными накладными и электронными товарно-товарными накладными. 

Чтобы оценить все преимущества электронного документооборота, в том числе обмен электронными ТН или ТТН, регистрируйтесь на портале ЭДиН!

Электронный документ практически ничем не отличается от бумажного, кроме формата. Он создается в электронном виде и передается с помощью сервиса автоматизации документооборота. К таким документам относятся электронные: товарно-транспортные накладные, товарные накладные, договоры, счета, акты выполненных работ и т.д.

Применение современного электронного документооборота в Республике Беларусь на практике еще не набрало масштабных оборотов. Это связано с тем, что не все предприятия готовы к такому методу работы с документами. Однако прогресс не стоит на месте и ЭДО постепенно вытесняет классический документооборот.

Документооборот в электронном формате:

• Значительно упрощает процесс ведения бизнеса.
• Сокращает расходы компании.
• Повышает продуктивность сотрудников.

Законодательство об использовании электронных накладных в РБ.

П. 7 ст. 10 закона РБ от 12.07.2013«О бухгалтерском учете и отчетности» регламентирует оформление ТН и ТТН в электронном виде: “Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в форме электронного документа. Первичный учетный документ, составленный в форме электронного документа, должен соответствовать требованиям законодательства Республики Беларусь об электронных документах и электронной цифровой подписи”. С соответствующим законопроектом можно ознакомиться на правовом интернет-портале Республики Беларуси. Кроме того, использование компаниями электронных накладных опирается на проект Указа о создании системы прослеживаемости товаров.

Согласно указу о системе прослеживания товаров, предприятия обязуются создавать ТТН/ТН исключительно в веб-формате при обороте конкретных типов товаров (списки этих товаров в скором будущем будут определены). Таким образом, электронная ТТН станет не только выгодной и удобной, но и обязательной.

Также 5 января 2020 года вступило в силу Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2019 № 940 «О функционировании механизма электронных накладных».

Правила отправки товарных и товарно-транспортных накладных в электронном виде.

Отправку и получение документации в электронном виде организации могут осуществлять только через аттестованного оператора электронного документооборота. ЭДиН - аттестованный провайдер в Республике Беларусь и единственная компания, которая создала и поддерживает собственную интеграцию с 1С. ЭДиН предоставляет юридическим лицам все возможности и ресурсы для безопасного документооборота.

Если вы хотите перейти к обмену электронными ТТН и ТН в Беларуси с контрагентами, вам помогут уникальные технологии ЭДиН: Быстрый старт 2.0 и Глобальный старт. 

Основные преимущества которых:

• Быстрое подключение для работы через наш web-клиент без ограничений.
• Сервис приглашений и механизм саморегистрации.
• Интеграция с любой учетной системой благодаря модулю ЭДиН:ЭДО для 1С.
• Простые и понятные инструкции для подключения ЭЦП к «Сервису подписи ЭЦП CryptoWeb».
• Бонус в виде уникальных наборов кейсов, методик, решений и консультаций от передовых специалистов компании ЭДиН.
• Автоматическая проверка валидности электронно-цифровой подписи (ЭЦП) с помощью нашего сервиса.

Порядок действий для организации электронного документооборота в компании.

Для организации электронного документооборота необходимо:

1. Подключиться к сервису ЭДиН (переходите по ссылке).
2. Получить сертифицированный ключ электронно-цифровой подписи можно здесь.
3. Получить легальный GLN (идентификационный номер глобального масштаба – специальный код, который используется в системах обмена информацией, в том числе и при загрузке электронных накладных, позволяющий точно и коротко определить расположение юр. лиц).
4. Уведомить своих контрагентов о переходе на электронный документооборот.

Если нужна более детальная информация - специалисты ЭДиН проведут нужную консультацию.

Товарно-транспортная накладная в электронном виде: полезная информация.

Товарная- транспортная накладная содержит в себе данные:

● реквизиты продавца и покупателя и сведения о них, соответствующие формам, установленным законодательством (для более детальной информации скачайте электронную накладную);

● номенклатуру товаров, которые подлежат передаче покупателю;

● пункт разгрузки, дату разгрузки, вес товара и т.д.

Международный номер товара присваивается автоматически специальной идентифицирующей системой ГС1 Беларуси (в которую нужно ввести, к примеру, название продукта для электронных ТТН Савушкин продукт). Кодом дополняются товары, подлежащие кодированию в соответствии с законом от 24.05.2000№748.

Подробнее о том, как сделать электронную накладную, можно изучить в инструкциях, представленных специалистами ЭДиН, или заказав персональную консультацию.

Актуальность использования накладных в электронном виде.

При использовании электронных документов предприятие получает множество выгод, а именно:

● Ускорение процесса документооборота.

● Экономию на бумаге и дополнительных издержках.

● Быстрый доступ к документам.

● Экономию человеческого ресурса.

● Удобную отправку документов.

В случае использования электронного обмена процесс проведения оборота товарных и товарно-транспортных накладных выглядит следующим образом:

• Создание электронной накладной и реестра товарно-транспортных накладных. Передача водителю товара и реестра товарно-транспортных накладных.
• Отправка электронной накладной поставщику.
• Транспортировка товара. На руках у водителя должен находиться реестр товарно-транспортных накладных для предоставления транспортной инспекции.
• Доставка груза покупателю.
• Проверка товара. Отправка подтверждения получения грузоотправителю.
• Грузоотправитель подписывает электронную накладную с использованием электронно-цифровой подписи.

Пример создания электронной накладной в сервисе ЭДиН, используя web-версию.

К примеру, Вы являетесь грузоотправителем. Вам необходимо создать накладную и отправить грузополучателю. В таком случае последовательность действий такова:

• Зайдите на наш сайт, нажмите в правом верхнем углу кнопку «Войти», введите свой логин и пароль.
• Перейдите в Панель Управления – Нажмите кнопку «Создать», выберите пункт «ЭТТН».
• Далее необходимо заполнить все поля, нажимаем кнопку «Добавить товар».
• Переходим в “Информацию о перевозчике”, заполняем данные.
• Нажимаем «Подписать и Отправить».
• После того, как Вы создали и отправили накладную, EDI-провайдер валидирует ее и статус накладной в Вашем кабинете меняется на статус «Передана».
• Водитель может приступать к транспортировке груза, распечатав предварительно реестр накладных.
• Грузополучатель на своей стороне в личном кабинете подтверждает получение накладной от Вас.
• Статус накладной в Вашем кабинете после подтверждения грузополучателем меняется на «Получена».
• После принятия груза грузополучатель создает ответ, заполняет его. И нажимает «Подписать и отправить». Вы, в свою очередь, нажимаете «Получить ответ». Статус накладной в Вашем кабинете поменяется на «Создана». Цикл накладной завершен. 

Таким образом, ЭДО упрощает работу всем участникам сделки, формируя в облаке электронный банк данных накладных. Это очень удобно и экономно.